Berichte [basics]: Berichte gruppieren

Wenn wir gebundene Steuerelemente im Detailbereich eines Berichts anordnen, erhalten wir bereits eine implizite erste Gruppierung – nämlich nach jedem einzelnen Datensatz. Ein wichtiger Unterschied von Berichten zu Formularen ist, dass wir noch weitere Gruppierungsebenen hinzufügen können, ohne beispielsweise Unterberichte zu nutzen. Wir fügen einfach eine Gruppierung nach einem bestimmten Feld hinzu und können für diese Gruppierung einen Gruppenkopf und/oder einen Gruppenfußbereich anzeigen lassen. Wie das genau funktioniert und welche Vorteile es bringt, zeigen wir in diesem Artikel.

Beispieldatenbank

Die Beispiele dieses Artikels findest Du in der Datenbank BerichteBasics_Gruppierungen.accdb.

Beispiel: Adressliste

Um die Funktion von Gruppierungen in Access-Berichten zu demonstrieren, verwenden wir den Beispielbericht rptKunden_Tabellarisch als Grundlage. Diesen haben wir im Artikel Berichte [basics]: Grundlagen (www.access-basics.de/526) beschrieben.

Dieser zeigt aktuell die Daten der Tabelle tblArtikel in einer tabellarischen Ansicht an (siehe Bild 1). Wir wollen nun eine Gruppierung hinzufügen, welche die Daten des Berichts nach dem Land des jeweiligen Kunden gruppiert. Die Tabelle enthält im Feld Land die Einträge Deutschland, Österreich und Schweiz.

Bild 1: Beispielbericht für das Anlegen von Gruppierungen

Bereich zum Verwalten von Gruppierungen aktivieren

Als Erstes müssen wir den Bereich sichtbar machen, mit dem wir die Gruppierungen und Sortierungen eines Berichts verwalten können. Wenn diese in der Entwurfsansicht eines Berichts noch nicht im unteren Bereich sichtbar ist, aktivieren wir ihn am schnellsten über den Kontextmenü-Befehl Sortieren und gruppieren eines der Bereichsköpfe des Berichts (siehe Bild 2).

Bild 2: Aktivieren des Bereichs zum Anlegen von Gruppierungen und Sortierungen

Hier sehen wir nun zwei Schaltflächen, mit denen wir eine Gruppe oder eine Sortierung hinzufügen können.

Unterschied zwischen Gruppierung und Sortierung

Der Unterschied zwischen diesen beiden Elementen ist, dass eine Gruppierung einen Gruppenkopf- und einen Gruppenfußbereich enthalten kann. Man könnte noch anführen, dass eine Gruppierung Datensätze nach dem angegebenen Feld oder Ausdruck gruppiert, aber letztlich erledigt man mit einer Sortierung das Gleiche – nur ohne die Möglichkeit, Gruppenkopf oder Gruppenfuß anzuzeigen.

Wenn wir beispielsweise nach dem Nachnamen Müller sortieren, werden diese ja auch direkt untereinander angezeigt – genau wie bei der Gruppierung.

Einfügen einer Gruppierung

Nun wollen wir die Datensätze des Berichts nach dem Land gruppieren. Das können wir, wie erwähnt, auch durch eine Sortierung erreichen, aber wir wollen durch einen entsprechenden Kopfbereich kenntlich machen, wo die Kundendatensätze der verschiedenen Länder beginnen.

Also klicken wir auf Gruppe hinzufügen. Es erscheint eine neue Zeile in diesem Bereich, die uns auffordert, ein Feld auszuwählen.

Wir wollen nach dem Land gruppieren, also wählen wir dieses Feld aus (siehe Bild 3).

Bild 3: Auswahl des Feldes, nach dem gruppiert werden soll

Gruppierung anpassen

Access hat nun einen Kopfbereich für die Gruppierung nach dem Feld Land eingefügt und außerdem werden nun die Eigenschaften dieser Gruppierung im unteren Bereich abgebildet (siehe Bild 4).