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Berichte per E-Mail verschicken, Teil III

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Im dritten und letzten Teil dieser Artikelreihe schauen wir uns an, wie Sie die E-Mails zum Versenden der Berichte noch professioneller befüllen. Dazu verwenden wir eine Funktion, die wir im Artikel Platzhalter in Texten ersetzen vorstellen. Fehlt nur noch eine kleine Erweiterung der Benutzeroberfläche unserer Beispielanwendung, um Vorlagen zu verwalten und diese zu verwenden.

Beispieldatenbank

Die Beispiele dieses Artikels finden Sie in der Datenbank 1307_BerichtePerEMail.mdb.

Vorbereitungen

Wie bereits erwähnt, haben wir im Artikel Platzhalter in Texten ersetzen bereits einige Vorarbeiten geleistet. Aus der Beispieldatenbank zu diesem Artikel haben wir nun einige Objekte in die Datenbank zum vorliegenden Artikel gezogen. Dabei handelt es sich um die folgenden Objekte:

  • Tabelle tblTextvorlagen
  • Formular frmPlatzhalter
  • Modul mdlPlatzhalter

Formular frmRechnungsversand anpassen

Als erstes kümmern wir uns um die Anpassung des Formulars frmRechnungsversand. Dieses erhält, wie in Bild 1 dargestellt, zwei neue Kombinationfelder namens cboVorlageBetreff und cboVorlageMail. Immerhin kann es ja sein, dass nicht nur der Inhalt der E-Mail dynamisch gefüllt werden soll – auch der Betreff kann ja durchaus angepasst werden. Ein Beispiel ist die Angabe der Bestellnummer oder Rechnungsnummer, damit der Kunde die entsprechende Mail direkt wiederfindet. Oder Sie versehen eine E-Mail mit dem Namen des Empfängers – manch ein Newsletter-Marketingspezialist schwört auf diese Methode, um Aufmerksamkeit zu gewinnen.

Kombinationsfelder zum Auswählen der Vorlagen für Betreff und E-Mail

Bild 1: Kombinationsfelder zum Auswählen der Vorlagen für Betreff und E-Mail

Beide Kombinationsfelder statten wir mit der gleichen Datensatzherkunft aus, und zwar mit der folgenden:

SELECT tblTextvorlagen.TextvorlageID, tblTextvorlagen.Bezeichnung FROM tblTextvorlagen ORDER BY tblTextvorlagen.Bezeichnung;

Wenn Sie nun noch die Eigenschaften Spaltenanzahl und Spaltenbreiten auf die Werte 2 und 0cm einstellen, zeigen beide Kombinationsfelder die Bezeichnungen der Textvorlagen aus der Tabelle tblTextvorlagen an.

Nach der Auswahl eines der Einträge soll nichts geschehen – die Vorlagen werden erst nach dem Anklicken einer der beiden Schaltflächen zum Versenden der aktuell markierten oder aller Rechnungen entsprechend der Textvorlage gefüllt.

Allerdings wollen wir dem Benutzer noch die Möglichkeit geben, die Textvorlagen zu bearbeiten – und zwar über die beiden Schaltflächen rechts neben den Kombinationsfeldern. Die beiden Schaltflächen heißen cmdVorlagenBetreffAnzeigen und cmdVorlagenMailAnzeigen. Die Ereignisprozeduren, die durch die beiden Schaltflächen ausgelöst werden, unterscheiden sich nur unwesentlich voneinander. Daher finden Sie in Bild 1 nur die erste der beiden abgebildet. Die Prozedur prüft, ob der Benutzer bereits einen Eintrag mit dem Kombinationsfeld ausgewählt hat. Falls ja, öffnet er das Formular frmPlatzhalter und zeigt direkt die im Kombinationsfeld ausgewählte Textvorlage an. Anderenfalls öffnet die Prozedur das Formular so, dass dies den ersten Datensatz der Datenherkunft anzeigt.

In Aktion sehen die beiden Formulare wie in Bild 2 aus.

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