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Der neue Tabellenverknüpfungs-Manager

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Still und heimlich wurde der alte Tabellen-Verknüpfungsmanager von Microsoft ausgetauscht. Der Tabellenverknüpfungs-Manager dient dazu, bestehende Verknüpfungen mit Tabellen aus anderen Datenbanken oder Dateien zu verwalten und auf dem aktuellen Stand zu halten. Die neue Version bietet eine Menge neuer Features, die wir in diesem Artikel vorstellen.

Beispieldatenbank

Die Beispiele dieses Artikels finden Sie in der Datenbank 1805_Tabellenverknuepfungsmanager.accdb und im dazugehörigen Backend BE.accdb.

Voraussetzungen

Der neue Tabellenverknüpfungs-Manager liegt seit mindestens der folgenden Version vor: Microsoft Access für Office 365 MSO (16.0.10730.20088) 32-BIT

Tabellen verknüpfen

Der herkömmliche Weg, um eine Frontend-Anwendung mit den Tabellen eines Access-Backend zu verknüpfen, geht über die Assistenten zum Verknüpfen der Anwendung mit externen Datenquellen. Wenn Sie die aktuelle Anwendung etwa mit den Tabellen einer anderen Access-Datenbank verknüpfen wollen, führen Sie den Ribbon-Befehl Externe Daten|Importieren und Verknüpfen|Neue Datenquelle|Aus Datenbank|Access aus.

Der folgende Assistent führt Sie dann durch die notwendigen Schritte.

Sind die Tabellen erst einmal verknüpft, finden Sie diese wie in Bild 1 im Navigationsbereich von Access vor.

Verknüpfte Tabellen in einer Datenbank

Bild 1: Verknüpfte Tabellen in einer Datenbank

Verknüpfung nicht verfügbar

Wir dann beispielsweise das Backend verschoben oder der Ordner, in dem es sich befindet, umbenannt, erscheint beim Versuch, auf diese Verknüpfung zuzugreifen, die Meldung aus Bild 2.

Fehlgeschlagener Zugriff auf eine verknüpfte Tabelle

Bild 2: Fehlgeschlagener Zugriff auf eine verknüpfte Tabelle

Was nun? Ganz einfach: Sie öffnen den Tabellenverknüpfungs-Manager. Diesen finden Sie über den Ribbon-Befehl Externe Daten|Importieren und Ver­knüp­fen|Ta­bel­len­verknüpfungs-Manager. Bis vor kurzem sah der Tabellenverknüpfungs-Manager noch wie in Bild 3 aus.

Der alte Tabellenverknüpfungs-Manager

Bild 3: Der alte Tabellenverknüpfungs-Manager

Der neue Tabellen­verknüpfungs-Manager

Nun bietet sich allerdings ein völlig anderes Bild - siehe Bild 4. Die erste gravierende Änderung: Die Verknüpfungen werden nach der Quelle gruppiert und die Einträge einer jeden Quelle können ein- oder ausgeklappt werden. Das ist besonders hilfreich, wenn Sie Verknüpfungen aus mehreren Datenbanken haben – beispielsweise aus einem Access-Backend und einer SQL Server-Datenbank. Wenn Sie in diesem Fall früher etwa nur die Tabellen der SQL Server-Datenbank aktualisieren wollten, mussten Sie diese mühselig heraussuchen, was bei vielen Tabellen, die auch noch alphabetisch angeordnet waren, nicht gerade wenig fehleranfällig war. Nun finden Sie die Einträge zu einer Datenquelle nicht nur als Gruppe vor, sondern Sie können mit einem Klick auf die Datenquellendatei sogar noch alle enthaltenen Tabellen selektieren.

Der neue Tabellenverknüpfungs-Manager

Bild 4: Der neue Tabellenverknüpfungs-Manager

Nun finden Sie also als erste Änderung die Gruppierung nach der Quelldatenbank. Bekannt sind die Schaltflächen Alle auswählen und Keine auswählen. Davon ab gab es zuvor nur die Schaltfläche OK, mit der man die Aktualisierung der ausgewählten Tabellen starten konnte. In der neuen Version ist Aktualisieren eine eigene Schaltfläche, welche die gewählten Einträge aktualisiert. Im unteren Bereich können Sie mit den beiden Schaltflächen Alle Ebenen erweitern und Alle Ebenen reduzieren die in den jeweiligen Verknüpfungsquellen enthaltenen Tabellen ein- und ausblenden.

Neu sind außerdem die Schaltfläche Verknüpfung erneuern, Hinzufügen, Löschen und Bearbeiten. Diese schauen wir uns in den nächsten Abschnitten an.

Verknüpfung erneuern

Nehmen wir an, wir hätten den oben beschriebenen Fall, dass die Backend-Datei mit den verknüpften Tabellen den Speicherort gewechselt hat. Wir wollen die Verknüpfung nun aktualisieren. Wenn wir dies nur an einer einzigen Tabelle vollziehen wollen, gelingt das nicht: Es erscheint zwar die Meldung aus Bild 5, aber nach der Bestätigung des Tabellennamens erhalten wir wieder die Meldung, dass die verknüpfte Datei nicht gefunden werden konnte.

Versuch, eine einzige Verknüpfung zu aktualisieren

Bild 5: Versuch, eine einzige Verknüpfung zu aktualisieren

Also versuchen wir, alle Tabellen zu markieren, und zwar durch Selektieren des übergeordneten Eintrags mit dem Pfad zur Quelldatei. Ein Klick auf die Schaltfläche Verknüpfung erneuern führt dann schließlich zur Anzeige des Dateiauswahl-Dialogs, mit dem Sie die neue Quelle der Verknüpfungen angeben können. Nach dem Schließen des Dialogs erscheint noch die Rückfrage, ob die Tabellen mit der neuen Datenquelle verknüpft werden sollen. Danach fragt Access noch jeden einzelnen Namen für die Verknüpfung neu ab und erstellt die Verknüpfungen schließlich neu.

Verknüpfung hinzufügen

Noch interessanter ist die Schaltfläche Verknüpfung hinzufügen. Wir wollen unserer Datenbank noch ein paar Tabellen aus einer SQL Server-Datenbank hinzufügen. Dazu klicken wir auf diese Schaltfläche und erhalten als Erstes den Dialog Neuen Link hinzufügen. Hier geben wir als Datenquellennamen Suedsturm_SQL ein und wählen als Datenquelle den Typ SQL Server/Azure aus (siehe Bild 6).

Herstellen einer SQL Server-Verknüpfung

Bild 6: Herstellen einer SQL Server-Verknüpfung

Danach geben Sie die Details zur SQL Server-Anmeldung ein – hier mit der Windows-Authentifizierung (siehe Bild 7).

Festlegen der SQL Server-Anmeldung

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