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Formular- und Berichtsvorlagen

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Unter Access können Sie eine ganze Reihe von Einstellungen vornehmen, die sich beim Entwickeln von Datenbanken bemerkbar machen und eine Menge Zeit sparen können. Einige davon finden Sie in den Access-Optionen, für andere sind ein paar Handgriffe notwendig. Dieser Artikel zeigt, wie Sie einige Zeit beim Anlegen von Formularen, Berichten und den enthaltenen und Steuerelementen sparen können.

Beispieldatenbank

Die Beispiele dieses Artikels finden Sie in der Datenbank 11_08_FormularUndBerichtsvorlagen.mdb.

Das Formular Normal

Je nach Anwendung werden Sie einige grundlegende Formulartypen einsetzen: eines für die Anzeige von Daten, in denen der Benutzer blättern kann, eines für die Anzeige von Detaildaten, das nur jeweils einen einzigen Datensatz darstellen soll oder auch Unterformulare, die ihre Daten grundsätzlich in der Datenblattansicht darstellen.

Für all diese Formular legen Sie normalerweise beim Anlegen die wichtigsten Einstellungen fest. Bei einem Formular, dass die Detaildaten zu einem Datensatz anzeigt und entweder zum Anlegen oder zum Bearbeiten eines einzigen Datensatzes eingesetzt wird, werden Sie beispielsweise die Eigenschaft Automatisch zentrieren auf Ja und die Eigenschaften Datensatzmarkierer, Navigationsschaltflächen, Trennlinien und Bildlaufleisten auf den Wert Nein einstellen. Außerdem können Sie sogar festlegen, welche Bereiche beim Anlegen des Formulars aktiviert sein sollen und weitere Eigenschaften wie etwa die Hintergrundfarbe festlegen. Ein Beispiel zeigt Bild 1.

Einstellungen für eine Formularvorlage

Bild 1: Einstellungen für eine Formularvorlage

Für all diese Formulartypen präferieren Sie wahrscheinlich eine gemeinsame Schriftart und -größe in Steuerelementen wie Beschriftungsfeldern, Textfeldern, Kombinationsfeldern, Listenfeldern, Schaltflächen und Umschaltflächen. Und auch in der Datenblattansicht passt Ihnen die von Access voreingestellte Schriftgröße möglicherweise nicht.

All dies lässt sich zumindest für einen Formulartyp beheben, indem Sie ein Formular namens Normal anlegen und für dieses die gewünschten Eigenschaften einstellen. Gehen wir davon aus, dass Sie gerade speziell Detailformulare entwerfen. Dann stellen Sie die oben erwähnten Eigenschaften Datensatzmarkierer, Navigationsschaltflächen, Trennlinien und Bildlaufleisten auf Nein und Automatisch zentrieren auf Ja ein.

Wozu nun diese ganze Arbeit? Nun, schließen Sie das Formular und erstellen Sie ein neues Formular. Legen Sie nun ein neues Formular an, erhält dieses genau die Eigenschaften, die Sie für das Formular namens Normal angegeben haben! Dass das als Vorlage verwendete Formular Normal heißt, ist übrigens kein Zufall: Sie können den Namen des Formulars und auch des Berichts, das als Vorlage für neue Formulare und Berichte dienen soll, in den Access-Optionen einstellen. Im Falle von Access 2007 und jünger finden Sie die entsprechenden Eigenschaften beispielsweise unter Objekt-Designer|Entwurfsansicht für Formulare und Berichte (siehe Bild 2).

Einstellen der Namen des Standardformulars beziehungsweise -berichts

Bild 2: Einstellen der Namen des Standardformulars beziehungsweise -berichts

Steuerelementeigenschaften voreinstellen

Sie können jedoch nicht nur Formular- und Berichtseigenschaften festlegen, sondern auch bestimmte Eigenschaften von Steuerelementen.

Ein gutes Beispiel sind die Eigenschaften, die das Aussehen der Schrift beeinflussen, also etwa Schriftart, Schriftgrad, Unterstriche, Kursiv, Fett, Textfarbe und so weiter. Zumindest für einige werden Sie eine feste Vorstellung haben – zum Beispiel für die Schriftgröße. Ab Access 2007 erscheinen Texte in Formularen standardmäßig in Schriftgrad 11 – dies mag für den einen oder anderen zu groß sein. Wenn Sie dies möchten, dass Access neue Steuerelemente direkt etwa mit dem Wert 9 für die Eigenschaft Schriftgrad anlegt, führen Sie gleich nach dem Erstellen eines neuen Formulars die folgenden Schritte durch:

  • Öffnen Sie das Formular in der Entwurfsansicht.
  • Klicken Sie in der Symbolleiste oder im Ribbon die Schaltfläche zum Hinzufügen eines Steuerelements an, beispielsweise für das Textfeld. Fügen Sie das Steuerelemente aber nicht ein!
  • Aktivieren Sie das Eigenschaftsfenster (Taste F4) Dieses zeigt nun dort, wo sonst der Steuerelementname erscheint, einen Text wie Standard: Textfeld an – je nachdem, welchen Steuerelementtyp Sie gerade ausgewählt haben. In Bild 3 sehen Sie beispielsweise, dass die sonst bei Textfeldern üblichen Eigenschaften Links und Oben fehlen – kein Wunder, denn für ein Standardsteuerelement können Sie eben maximal Höhe und Breite vordefinieren.
  • Einstellen von Standardeigenschaften für ein Steuerelement

    Bild 3: Einstellen von Standardeigenschaften für ein Steuerelement

  • Stellen Sie die Eigenschaft Schriftgrad auf 9 oder einen anderen gewünschten Wert ein. Nehmen Sie nach Wunsch weitere Änderungen vor.
  • Jetzt folgt der wichtigste Schritt: Speichern Sie die aktuelle Einstellung entweder mit der Tastenkombination Strg + S oder über die Speichern-Schaltfläche in der Symbolleiste beziehungsweise im Ribbon.
  • Legen Sie nun ein neues Steuerelement des soeben bearbeiteten Typs an und prüfen Sie, ob die geänderten Eigenschaften des Standardsteuerelements übernommen wurden – was der Fall sein dürfte.

Wenn Sie die etwa die Eigenschaft Schriftgrad anpassen möchten, sollten Sie dies durchgängig für alle Steuerelemente erledigen, die Texte anzeigen – also für Textfelder, Bezeichnungsfelder, Listenfelder, Kombinationsfelder, Schaltflächen und Umschaltflächen. Wenn Sie nun ein neues Formular anlegen und hoffen, dass die Änderungen der Standardeigenschaften sich dort auswirken, werden Sie enttäuscht werden: Die Änderungen gelten nur jeweils für das Formular, in dessen Kontext diese gespeichert wurden. Aber es gibt eine Lösung: Stellen Sie die Standardeigenschaften einfach für das Formular Normal ein! Wenn Sie dann ein neues Formular erstellen, erzeugt Access dieses auf Basis des Formulars Normal und übernimmt auch die für die verschiedenen Steuerelemente vorliegenden Standardeigenschaften.

Formatierung der Datenblattansicht

Wenn Sie ein Formular in der Datenblattansicht anzeigen möchten, besteht ebenfalls die Wahrscheinlichkeit, dass dieses die Daten nicht standardmäßig in der gewünschten Schriftart und -größe darstellt. Hier wirkt sich das Festlegen dieser Eigenschaften für Steuerelemente wie Bezeichnungsfeld, Textfeld und Co. leider nicht aus: Sie müssen hier in die Datenblattansicht wechseln und dort die Einstellungen vornehmen. Die Möglichkeit dazu finden Sie in der Symbolleiste der Datenblattansicht (Access 2003 und älter) beziehungsweise im Ribbon unter Start|Textformatierung. Die Änderungen können Sie nur in der Datenblattansicht vornehmen, nicht in der Entwurfsansicht. Nach dem Anpassen des Datenblatts fragt Access Sie beim Schließen, ob die Änderungen gespeichert werden sollen. Wenn Sie dies verneinen, speichert Access keine der eingestellten Eigenschaften des Datenblatts.

Mit der Option aus Bild 4 können Sie auch die Standardschriftart und -größe für Text in der Datenblattansicht festlegen.

Einstellen der in der Datenblattansicht standardmäßig verwendeten Schriftart

Bild 4: Einstellen der in der Datenblattansicht standardmäßig verwendeten Schriftart

Verschiedene Standardformulare

Dummerweise reicht ein Standardformular meist nicht aus. Wie eingangs erwähnt, könnte man beispielsweise eines für Detailformulare, eines für die Datenblattansicht und eines für ein Formular zum Durchblättern brauchen – und Ihnen fallen sicher noch mehr Möglichkeiten ein. Leider können Sie aber standardmäßig nur ein einziges Standardformular anlegen. Es gibt nun die folgenden Möglichkeiten:

  • Sie legen mehrere Standardformulare an und nennen nur eines davon Normal. Die übrigen erhalten Namen wie Normal_Datenblatt und Normal_Detail. Vor dem Anlegen eines Formulars stellen Sie die Eigenschaft Standardformular auf den entsprechenden Namen ein und legen dann das neue Formular an.
  • Oder Sie machen es auf die ganz einfache Art: Sie legen verschiedene Standardformulare an und erstellen keine neuen Formulare, sondern kopieren die bestehenden Standardformulare, wobei Sie den daraus entstehenden Formularen einfach den gewünschten Namen geben.

Die erste Lösung hat den Nachteil, dass Sie jedesmal die Access-Optionen ändern müssen. Dafür können Sie auch gleich Formulare auf Basis bestehender Tabellen oder Abfragen mit den Eigenschaften des gewünschten Standardformulars erstellen. Es gibt jedoch eine einfache Variante, das Standardformular zu ändern – nämlich über die folgende Anweisung:

SetOption "Form Template", "Normal_Detail"

Mit der SetOption-Methode stellen Sie die meisten Access-Optionen per VBA ein. In diesem Fall erhält die Option Form Template den Wert Normal_Detail, wodurch das nächste Formular auf Basis dieser Vorlage erstellt wird. Das ist allerdings auch nicht viel weniger aufwendig, als die entsprechende Einstellung in den Access-Optionen vorzunehmen. Wir haben uns jedoch eine pfiffige Variante ausgedacht, bei der Sie einfach nur das Normal...-Formular öffnen müssen, dass ab jetzt als Standardformular verwendet werden soll. Dazu legen Sie für jede Formularvorlage den Wert [Ereignisprozedur] für die Eigenschaft Beim Öffnen an. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche mit den drei Punkten (...) rechts neben der Eigenschaft. Im nun erscheinenden VBA-Editor ergänzen Sie die Prozedur Form_Open wie folgt:

Private Sub Form_Open(Cancel As Integer)

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