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Suchen und ersetzen per Access-Dialog

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Der Access-Dialog zum Suchen und Ersetzen in Tabellen, Abfragen und Formularen ist eine praktische Sache. Aber man nutzt ihn viel zu selten! Das wollen wir ändern, indem wir in diesem Artikel einmal ausführlich auf diesen praktischen Dialog eingehen. Dabei zeigen wir nicht nur, wie Sie diesen bedienen, sondern auch, wie Sie ihn per VBA öffnen und einige der Voreinstellungen bereits vorab anpassen können.

Beispieldatenbank

Die Beispiele dieses Artikels finden Sie in der Datenbank 1805_SuchenUndErsetzen.accdb.

Suchen und Ersetzen in Datenblättern

Zum Suchen und Ersetzen in Datenblättern benötigen Sie im Prinzip nur eine einfache Tastenkombination, nämlich Strg + F. Damit öffnen Sie den Suchen und Ersetzen-Dialog.

Dieser zeigt, wenn Sie zuvor den Inhalt oder einen Teilinhalt im markierten Feld markiert hatten, auch gleich den markierten Text im Feld Suchen nach an (siehe Bild 1). Unter dem Feld zur Eingabe des Suchbegriffs finden Sie einige weitere Optionen. Die erste namens Suchen in legt fest, wo genau gesucht werden soll.

Aufruf des Suchen und Ersetzen-Dialogs

Bild 1: Aufruf des Suchen und Ersetzen-Dialogs

Die Optionen lauten:

  • Aktuelles Feld: Durchsucht nur im aktuell markierten Feld nach dem Suchbegriff.
  • Aktuelles Dokument: Durchsucht alle Felder des aktuellen Dokuments, wobei Dokument eine Tabelle oder Abfrage in der Datenblattansicht oder ein Formular in beliebiger Ansicht bedeutet.

Die Option Vergleichen lässt gleich drei verschiedene Werte zu (siehe Bild 2):

Spezifizieren des Vergleichs

Bild 2: Spezifizieren des Vergleichs

  • Teil des Feldinhaltes: Sucht an beliebiger Stelle innerhalb der Inhalte des Feldes nach dem Suchbegriff. Der Suchbegriff ha würde also etwa Chai oder Chang als Ergebnis liefern.
  • Ganzes Feld: Vergleicht den Suchbegriff mit dem kompletten Feldinhalt, der Suchbegriff Chai trifft also nur, wenn das Feld exakt den Text Chai enthält.
  • Anfang des Feldinhaltes: Liefert nur Ergebnisse, bei denen der Feldinhalt mit dem Suchbegriff beginnt. Bei Ch also auch wieder Chai oder Chang.

Mit dem Feld Suchen legen Sie schließlich noch fest, ob aufwärts, abwärts oder überall gesucht werden soll.

Die Option Groß-/Kleinschreibung beachten gibt an, ob bei der Suche auf Groß-/Kleinschreibung geachtet werden soll. Ist diese Option aktiviert, findet der Suchbegriff chai zum Beispiel nicht Chai.

Formatierung beachten schließlich ist eine recht komplizierte Option. Das liegt auch daran, dass diese scheinbar willkürlich aktiviert oder deaktiviert wird. Schauen wir uns das an Beispielen an.

Wenn Sie in der Tabelle tblArtikel das Feld ArtikelID markieren und dann den Suchen und Ersetzen-Dialog öffnen, ist die Option selektiert, aber aktiviert, sodass Sie diese Einstellung ändern können.

Schließen Sie den Suchen und Ersetzen-Dialog und markieren Sie ein Feld in der Spalte Artikelname. Öffnen Sie den Suchen und Ersetzen-Dialog erneut. Die Option Formatierung beachten ist wiederum aktiviert und selektiert. Aktivieren Sie nun die Option Groß-/Kleinschreibung beachten, wird die Option Formatierung beachten jedoch deaktiviert, bleibt aber selektiert.

Die Eigenschaft »Formatierung beachten«

Schließlich schauen wir uns an, was geschieht, wenn wir ein Feld der Spalte Lieferant markieren und den Suchen und Ersetzen-Dialog öffnen. Nun ist die Option Formatierung beachten selektiert, aber deaktiviert! Was bedeutet dies nun?

Eigentlich ist diese Option für das Händeln von Eingabeformaten bei der Suche vorgesehen. Sie können ja für ein Feld verschiedene Eingabeformate festlegen (wie das geht, habe ich im Artikel Eingabeformate beschrieben). Ich nutze dieses Feature nie, aber zu Beispielzwecken fügen wir einfach ein Feld namens HaltbarBis zur Tabelle tblArtikel hinzu. Diesem weisen wir den Datentyp Kurzer Text und als Eingabeformat den Ausdruck 00\/0000;0;"_" zu. Für ein weiteres Feld namens HergestelltAm legen wir dieses Eingabeformat fest: 00\/0000;-1;"_" (siehe Bild 3). Der Unterschied ist, dass Ersteres die eingegebenen Zeichen mit den im Eingabeformat definierten Literalen speichert, Letzteres speichert nur die eingegebenen Zeichen ohne die Literale des Eingabeformats.

Spezifizieren des Eingabeformats

Bild 3: Spezifizieren des Eingabeformats

Nun schauen wir uns an, wie sich unterschiedliche Einstellungen der Eigenschaft Formatierung beachten auswirken. Als Erstes durchsuchen wir das Feld HaltbarBis, in dem wir die Literale des Eingabeformats mit im Feld speichern, also etwa 01/2018. Wir aktivieren Formatierung beachten und suchen nach 01/2018. Diesen Eintrag finden wir problemlos. Nun entfernen wir den Haken für die Eigenschaft Formatierung beachten und suchen erneut. Auch diesmal findet Access den gewünschten Eintrag. Wenn wir in diesem Feld nach dem Eintrag ohne die Literale des Eingabeformats suchen, also etwa nach 012018, finden wir nichts – unabhängig davon, ob Formatierung beachten aktiviert ist oder nicht.

Danach durchsuchen wir das Feld HergestelltAm, dass seine Werte zwar als 01/2019 anzeigt, aber als 012019 speichert:

  • Wir aktivieren wieder Formatierung beachten und suchen nach 01/2018. Der Eintrag wird gefunden.
  • Wir suchen bei gleicher Einstellung nach 012018, also ohne Literale. Es wird kein Wert gefunden.
  • Nun deaktivieren wir Formatierung beachten und suchen nach 01/2018. Es wird kein Ergebnis gefunden.
  • Nun suchen wir bei gleicher Einstellung nach 012018. Diesmal wird der passende Datensatz gefunden.

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