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Text- und Bezeichnungsfelder

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Wenn Sie in einem Formular ein Feld aus der Feldliste hinzufügen oder auch ein Textfeld oder andere Steuer­elemente wie ein Kombinationsfeld oder ein Kontrollkästchen aus der Liste der Steuer­elemente im Ribbon verwenden, fügt Access direkt ein entsprechendes Bezeichnungsfeld zum Steuer­element hinzu. Manch einer nimmt dies einfach so hin. Dabei gibt es einige Einstellungen, mit denen man das Verhalten beim Hinzufügen anpassen kann und man kann die an das Steuer­element gebundenen Bezeichnungsfelder sogar von diesem lösen und wieder hinzufügen.

Beispieldatenbank

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Automatische Bezeichnungsfelder

Wenn Sie ein Textfeld, ein Kombinationsfeld, ein Optionsfeld, ein Kontrollkästchen, ein Listenfeld, ein Unterformular, ein gebundenes Objektfeld oder – als Sonderfall – eine Optionsgruppe zu einem Formulare in der Entwurfsansicht hinzufügen, legt Access standardmäßig auch gleich ein passendes Bezeichnungsfeld mit an (siehe Bild 1).

Ein frisch angelegtes Textfeld mit Bezeichnungsfeld

Bild 1: Ein frisch angelegtes Textfeld mit Bezeichnungsfeld

Die Optionsgruppe betrachten wir zunächst als Sonderfall, weil sich das Bezeichnungsfeld hier an einer ganz anderen Stelle befindet als bei den anderen Steuerelementen, nämlich nicht links daneben, sondern auf der oberen Begrenzungslinie. Auch beim Kontrollkästchen und bei der Optionsgruppe wird die Bezeichnung rechts vom Steuer­element angebracht (siehe Bild 2).

Einige Steuer­elemente, zu denen automatisch ein Bezeichnungsfeld hinzugefügt wird.

Bild 2: Einige Steuer­elemente, zu denen automatisch ein Bezeichnungsfeld hinzugefügt wird.

Verhalten der Bezeichnungsfelder

Es handelt sich bei diesen Bezeichnungsfeldern jedoch nicht einfach um lieblos eingefügte Bezeichnungsfelder, sondern diese haben eine spezielle Eigenschaft: Sie haften nämlich an dem Steuer­element, mit dem Sie zum Formular oder Bericht hinzugefügt wurden. Wenn Sie das Steuer­element verschieben, verschieben Sie auch das Bezeichnungsfeld. Wenn Sie das Steuer­element löschen, verschwindet auch das Bezeichnungsfeld. Sie können das Steuer­element lediglich unabhängig vom Bezeichnungsfeld bewegen, wenn Sie dieses an dem Kästchen oben links mit der Maus greifen und verschieben. Das gilt nicht nur für das Steuer­element, sondern auch, wenn Sie das Bezeichnungsfeld unabhängig vom Steuer­element verschieben wollen (siehe Bild 3).

An diesen Punkten müssen Sie ziehen, wenn Sie Bezeichnungsfeld oder Steuer­element ohne den Partner umpositionieren wollen.

Bild 3: An diesen Punkten müssen Sie ziehen, wenn Sie Bezeichnungsfeld oder Steuer­element ohne den Partner umpositionieren wollen.

Bezeichnungsfeld lösen

Wenn Sie ein Bezeichnungsfeld vom Steuer­element lösen wollen, um diese unabhängig von diesem zu bewegen, gibt es eine einfache Möglichkeit: Sie müssen lediglich das Bezeichnungsfeld markieren, es mit der Tastenkombination Strg + X ausschneiden und mit der Tastenkombination Strg + V wieder einfügen.

Leider wird das Bezeichnungsfeld danach nicht direkt an der gleichen Stelle wieder eingefügt, sondern oben links im jeweiligen Formularbereich. Access zeigt dann ein Aufklapp-Menü mit einem Ausrufezeichen an, das beim Anklicken die Optionen aus Bild 4 bietet.

Nach dem Trennen eines Bezeichnungsfeldes von einem Steuer­element bietet Access verschiedene Möglichkeiten an.

Bild 4: Nach dem Trennen eines Bezeichnungsfeldes von einem Steuer­element bietet Access verschiedene Möglichkeiten an.

Es hat ein neues, nicht zu einem Steuer­element gehörendes Bezeichnungsfeld gefunden und bietet die Möglichkeit, das Bezeichnungsfeld einem Steuer­element zuzuweisen. Wenn Sie diese Option wählen, erscheint der Dialog aus Bild 5, mit dem Sie das Steuer­element auswählen können, dem Sie das Bezeichnungsfeld zuweisen wollen.

Verbinden eines Bezeichnungsfeldes mit einem Steuerelement

Bild 5: Verbinden eines Bezeichnungsfeldes mit einem Steuerelement

Wenn Sie hier ein Steuer­element auswählen, dass bereits mit einem Bezeichnungsfeld assoziiert ist, dann wird die Verbindung gelöscht und das Steuer­element mit dem neuen Bezeichnungsfeld verbunden.

Das Aufklapp-Menü erscheint übrigens auch, wenn Sie ein neues Bezeichnungsfeld zu einem Formular hinzufügen.

Verbindungen erkennen

Ob und mit welchem Steuer­element ein Bezeichnungsfeld verbunden ist, erkennen Sie übrigens daran, für welches Steuer­element beim Markieren des Bezeichnungsfeldes das Quadrat in der linken oberen Ecke des Steuerelements eingeblendet wird. Gleiches gilt übrigens umgekehrt auch, wenn Sie ein Steuer­element markieren. Hat dieses ein assoziiertes Bezeichnungsfeld, dann wird dessen Quadrat in der linken oberen Ecke markiert.

Bezeichnungsfeld verbinden

Neben der Methode über das Aufklappmenü können Sie ein Bezeichnungsfeld auch noch auf einem anderen Weg einem Steuer­element zuweisen. Dazu markieren Sie wiederum das Bezeichnungsfeld, schneiden es mit Strg + X aus, markieren dann das Steuer­element, dem Sie das Bezeichnungsfeld zuweisen wollen und betätigen dann die Tastenkombination Strg + V. Interessanterweise wird das Bezeichnungsfeld, wenn Sie es zuvor von diesem Steuer­element gelöst haben, wieder auf genau der gleichen Position relativ zum Steuer­element wie zuvor eingefügt.

Bezeichnungsfeld-Eigenschaften

Woher weiß Access nun eigentlich, an welcher Position relativ zum jeweiligen Steuer­element das Bezeichnungsfeld hinzugefügt werden soll? Immerhin ist diese Position ja je nach Steuer­element auch ganz unterschiedlich gestaltet – bei Textfeldern, Kombinationsfeldern und Listenfeldern etwa landet das Bezeichnungsfeld etwa drei Zentimeter links vom Steuer­element, bei Kontrollkästchen und Optionsfeldern rechts davon und bei der Optiongruppe sogar auf der oberen Linie. Wenn wir uns die Eigenschaften eines dieser Steuer­elemente ansehen, finden wir keinen Hinweis auf die Position der Bezeichnungsfelder, und auch die Bezeichnungsfelder selbst verraten nur ihre relative Position gemessen vom linken und oberen Rand des Formulars.

Die notwendigen Einstellungen sind zugegebenermaßen etwas versteckt, und genau genommen gehören Sie noch nicht einmal zum jeweiligen Bezeichnungsfeld oder Steuer­element, sondern zu der Steuerelementvorlage. Um diese zu erhalten, klicken Sie einmalig auf das jeweilige Steuer­element im Ribbon-Bereich unter Entwurf|Steuer­elemente und markieren dieses somit. Normalerweise würden Sie nun den Zielbereich im Formularentwurf markieren, um das Steuer­element dort einzufügen, aber diesmal verharren wir an dieser Stelle. Stattdessen blenden wir das Eigenschaftsfenster ein und scrollen auf der Registerseite Format ganz nach unten. Dort finden Sie die Eigenschaften aus Bild 6, die folgende Funktionen haben:

Eigenschaften für eine Steuerelement-Vorlage

Bild 6: Eigenschaften für eine Steuerelement-Vorlage

  • Mit Bezeichnungsfeld: Legt fest, ob überhaupt ein Bezeichnungsfeld zu diesem Steuer­element angelegt werden soll.
  • Mit Doppelpunkt: Legt fest, ob das Bezeichnungsfeld mit einem Doppelpunkt enden soll, also etwa mit Text0: statt einfach nur Text0.
  • BezeichnungsfeldX: Gibt die Position des Bezeichnungsfeldes relativ zum Steuer­element auf der X-Achse an. In diesem Beispiel steht der Wert auf -3cm, was bedeutet, dass das Steuer­element drei Zentimeter links vom Steuer­element angelegt wird.
  • BezeichnungsfeldY: Gibt die Position des Bezeichnungsfeldes relativ zum Steuer­element auf der Y-Achse an. In diesem Beispiel steht der Wert auf 0cm, was bedeutet, dass das Bezeichnungsfeld auf der gleichen Höhe wie das Steuer­element angelegt wird.
  • Bezeichnungsausrichtung: Legt die Ausrichtung des Texts des Bezeichnungsfeldes fest. Der Wert Standard bewirkt die linkszentrierte Ausrichtung (abhängig von den regionalen Einstellungen).

Wirkung der Einstellungen

Wenn Sie die Einstellungen für ein oder mehrere Steuer­elemente anpassen, wirken sich diese Änderungen lediglich auf das aktuelle Formular aus – und hier auch nur auf die Steuer­elemente, die Sie von nun an neu hinfügen. Bereits angelegte Steuer­elemente sind davon nicht betroffen.

Wie aber können Sie diese Einstellungen so festlegen, dass diese sich auch auf die neu angelegten Steuer­elemente in anderen Formularen auswirken? Die Lösung ist die Verwendung eines Standardformulars. Ein solches Formular müssen Sie selbst anlegen, und zwar unter einem bestimmten Namen. Wie dieser Name lautet, können Sie den Access-Optionen entnehmen. Dazu öffnen Sie diese und wechseln dort zum Bereich Objekt-Designer. Dort finden Sie unter Entwurfsansicht für Formulare/Berichte die beiden Eigenschaften Formularvorlage und Berichtsvorlage (siehe Bild 7). Diese sind aktuell beide auf Normal eingestellt, und diese Einstellung können Sie auch beibehalten. Sie müssen nur ein neues Formular namens Normal anlegen (und gegebenenfalls auch einen Bericht diesen Namens, sofern Sie auch für Berichte neue Standardvorgaben definieren wollen).

Festlegen des Namens der Standard-Formatvorlage

Bild 7: Festlegen des Namens der Standard-Formatvorlage

Für diese Formular definieren Sie nun die gewünschten Standardeigenschaften. Dazu öffnen Sie das Formular in der Entwurfsansicht und klicken wieder jeweils das Steuer­element an, dessen Standardeigenschaften Sie ändern wollen. In unserem Fall wollen wir sicherstellen, dass die Bezeichnungsfelder der veschiedenen Steuer­elemente mit einem Doppelpunkt ausgestattet werden. Dazu legen wir für die Eigenschaft Mit Doppelpunkt den Wert Ja fest. Nun fügen Sie nicht etwa ein Textfeld auf Basis der neuen Einstellung zum Formular hinzu, sondern speichern und schließen einfach das neue Formular namens Normal.

Gegebenenfalls ändern Sie zuvor noch die Eigenschaft Mit Doppelpunkt für die übrigen Steuer­elemente, welche ein Bezeichnungsfeld verwenden. Und wenn wir schon einmal dabei sind: War es Ihnen nicht auch schon immer ein Dorn im Auge, dass Kontrollkästchen ihr Bezeichnungsfeld immer auf der rechten Seite trugen? Mir ja. Also stellen wir die Eigenschaft BezeichnungsfeldX auch gleich auf -3cm ein statt auf 0,406cm. Außerdem schien mir das Bezeichnungsfeld von Unterformularen schon immer ein wenig knapp über dem Unterformular positioniert zu sein – also ändern wir die Eigenschaft BezeichnungsfeldY auch gleich auf einen etwas größeren Wert. Vielleicht finden Sie ja auch, dass das Bezeichnungsfeld eines Listenfeldes über das Listenfeld statt daneben positioniert werden sollte. Auch dies können Sie leicht als Standard festlegen. Fertig – damit sind die neuen Standardeinstellungen gesichert. Nun müssen Sie nur noch ein neues Formular in dieser Datenbank erstellen und ausprobieren, ob die Steuer­elemente samt Bezeichnungsfeld mit den gewünschten Einstellungen angelegt werden – dies ist natürlich der Fall.

Standardeinstellungen in anderen Datenbanken nutzen

Wenn Sie die Einstellungen wie gewünscht vorgenommen haben, möchten Sie diese vielleicht auch in anderen Datenbanken nutzen. Dazu müssen Sie, davon ausgehend, dass in dieser Datenbank der Name für das als Standardformular zu nutzende Formular auch auf Normal festgelegt ist, lediglich das Normal-Formular aus der aktuellen Datenbank in die Zieldatenbank importieren.

Hintergrundwissen

Wir wollen Ihnen noch ein wenig Hintergrundwissen vermitteln. Dabei dreht es sich um die Frage: Wo ist eigentlich gespeichert, welches Bezeichnungsfeld zu welchem Steuer­elemente gehört? Immerhin finden wir im Eigenschaftsfenster weder zum Bezeichnungsfeld noch zu dem verknüpften Steuer­element wie etwa einem Textfeld passende Eigenschaften. Um das Geheimnis zu lüften, müssen wir den Quellcode der Formulardefinition in eine Textdatei schreiben. Dies erledigen wir, indem wir das Direktfenster öffnen (mit der Tastenkombination Strg + G) und dort den folgenden Befehl absetzen (siehe auch Bild 8):

Speichern eines Formulars als Text

Bild 8: Speichern eines Formulars als Text

SaveAsText acForm, "Formular2", CurrentProject.Path & "\Formular2.txt"

Der erste Parameter gibt an, um welchen Objekttyp es sich handelt, der zweite den Namen des Objekts in der Access-Datenbank und der dritte den Namen, unter dem das Objekt im Dateissystem gespeichert werden soll. Die so erzeugte Textdatei können Sie danach öffnen und erkennen, dass die Elemente hierarchisch angeordnet werden. Während ein alleinstehendes Bezeichnungsfeld auf der gleichen Ebene wie das hier abgebildete Textfeld liegen würde, wird es, wenn man es dem Textfeld zugeordnet hat, als Unterelement des Textfeldes angelegt (siehe Bild 9).

Struktur der Formulardefinition

Bild 9: Struktur der Formulardefinition