Access [basics]

Im Artikel Berichte [basics]: 1:n-Daten im Bericht ausgeben (www.access-basics.de/****) haben wir Leser und Ausleihen über eine Gruppierung getrennt: der Leser im Gruppenkopf, seine Ausleihen darunter. Manchmal will man aber gar keine Blöcke, sondern eine schlichte Liste – eine Zeile je Ausleihe, den Lesernamen links daneben, so wie man es aus einer Tabellenkalkulation kennt. Nur steht der Name dann in jeder Zeile erneut. Access bietet dafür eine Eigenschaft an, die genau das abstellt – und die tückischer ist, als ihr Name vermuten lässt. Was sie kann, was sie nicht kann und wie Du ihr die entscheidende Schwäche austreibst, liest Du in diesem Artikel.

In Formularen ist die Sache bei unserer Beispieldatenbank „Bücherverwaltung“ klar: Sollen zu jedem Leser seine Ausleihen erscheinen, legen wir ein Hauptformular für die Leser an und setzen ein Unterformular für die Ausleihen hinein. Wer diesen Weg in einen Bericht übertragen will, sucht folgerichtig nach dem Unterbericht – und fährt damit einen Umweg. Berichte lösen das Problem anders, nämlich mit einer einzigen Abfrage und einer Gruppierung. Warum das so ist, wie es Schritt für Schritt gelingt und welche Stolpersteine dabei auf uns warten, liest Du in diesem Artikel.

Bisher haben wir Berichte gebaut, die Daten aus verknüpften Tabellen über eine Gruppierung strukturieren – der Leser im Gruppenkopf, seine Ausleihen darunter. Das funktioniert tadellos, solange es eine Liste je Datensatz gibt. Sobald es zwei werden, bricht das Verfahren zusammen, und zwar so unauffällig, dass man es leicht übersieht. Wir bauen deshalb einen Steckbrief für Bücher – mit den Autoren und der Ausleihhistorie -, sehen zu, wie er scheitert, und lösen das Problem mit Unterberichten. Wie das gelingt, liest Du in diesem Artikel.