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Access und Excel: Makros aufzeichnen

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Excel ist nicht nur Quelle für Daten, die dann in Access-Tabellen landen, sondern es lässt sich dank der gemeinsamen Programmiersprache VBA hervorragend programmieren. So können Sie von Access aus Excel-Dateien erstellen und mit Daten füllen oder auch vorhandene Excel-Dateien öffnen und bearbeiten oder Daten daraus auslesen. Wie aber findet man beispielsweise heraus, wie die verschiedenen Objekte unter Excel heißen und wie man auf die verschiedenen Bereiche wie Tabellen oder Zellen zugreift? All dies zeigt die vorliegende Beitragsreihe.

Makros unter Excel

Bevor wir richtig einsteigen, noch etwas zur Begriffsklärung: Wenn Sie zuvor entweder nur mit Excel oder nur mit Access gearbeitet haben, kommen Sie möglicherweise bei der Verwendung des Begriffs Makro unter den beiden Programmen durcheinander:

  • Unter Access ist das Makro ein eigener Objekttyp, der genau wie Tabellen, Abfragen, Formulare oder Berichte sowie Module angelegt werden kann. Hier bilden Makros eine vereinfachte Möglichkeit, die Benutzeroberfläche ohne den Einsatz von VBA zu automatisieren.
  • Unter Excel hingegen ist Makro eine Bezeichnung für eine VBA-Prozedur. Allerdings gibt es hier im Gegensatz zu Access die Möglichkeit, Aktionen des Benutzers auf der Benutzeroberfläche von Excel in Form von VBA-Prozeduren aufzuzeichnen – hier spricht man auch davon, ein Makro aufzuzeichnen. Diese Möglichkeit gibt es übrigens auch unter Word.

Wenn wir also nachfolgend von Makro sprechen, dann geht es um die unter Excel aufgezeichneten VBA-Prozeduren.

Makro aufzeichnen

Wenn wir einmal dabei sind, zeigen wir Ihnen gleich, wie Sie unter Excel ein Makro aufzeichnen können. Zunächst einmal ist der notwendige Ribbon-Befehl gar nicht verfügbar, denn Sie müssen diesen zuerst einblenden. Das ist aber kein Problem.

Unter Excel 2016 geht dies beispielsweise wie folgt:

  • Wählen Sie den Ribbon-Befehl Datei|Optionen aus.
  • Aktivieren Sie im Bereich Menüband anpassen rechts unter Hauptregisterkarten den Eintrag Entwicklertools (siehe Bild 1).
  • Ribbon-Tab Entwicklertools einblenden

    Bild 1: Ribbon-Tab Entwicklertools einblenden

  • Danach finden Sie ein neues Ribbon-Tab mit der Beschriftung Entwicklertools vor (siehe Bild 2).
  • Das Tab Entwicklertools

    Bild 2: Das Tab Entwicklertools

Makro aufnehmen

Nun wollen wir uns anschauen, wie wir eine einfache Aktion in Excel aufzeichnen und was wir dem so automatisch erstellten Code entnehmen können. Der Ribbon-Befehl zum Starten der Aufnahme eines Excel-Makros lautet Entwicklertools|Code|Makro aufzeichnen. Klicken Sie diesen an, erscheint der Dialog aus Bild 3. Hier haben Sie folgende Möglichkeiten:

Dialog zum Aufzeichnen eines Makros

Bild 3: Dialog zum Aufzeichnen eines Makros

  • Makroname: Erwartet eine Bezeichnung. Wenn Sie nur schnell etwas testen wollen, behalten Sie den vorgegebenen Namen bei.
  • Tastenkombination: Damit können Sie eine Tastenkombination festlegen, die das Excel-Makro startet.
  • Makro speichern in: Diese Arbeitsmappe speichert das Excel-Makro in der aktuell geöffneten Datei. Neue Arbeitsmappe legt das Excel-Makro in einer neuen Arbeitsmappe ab. Persönliche Makroarbeitsmappe speichert das Excel-Makro hingegen in einer speziell benannten und versteckten Arbeitsmappe, die das Makro auf diesem Rechner jederzeit zur Verfügung stellt.
  • Beschreibung: Legt die hier angegebene Beschreibung als Kommentar zum Excel-Makro an.

Probieren wir es einfach einmal aus. Dazu klicken Sie im Dialog Makro aufzeichnen auf OK. Dadurch ändert sich die Schaltfläche Makro aufzeichnen im Ribbon auf Aufzeichnung beenden (siehe Bild 4).

Die Schaltfläche Makro aufzeichnen verwandelt sich in Aufzeichung beenden.

Bild 4: Die Schaltfläche Makro aufzeichnen verwandelt sich in Aufzeichung beenden.

Fast alles, was Sie nun über die Benutzeroberfläche an Änderungen in der aktuellen Tabelle erledigen, wird aufgezeichnet. Dazu geben wir einmal die Zahl 123 in die Zelle A1 ein und formatieren den Inhalt dieser Zelle über den Befehl Start|Schriftart|Fett mit fetter Schrift. Das soll es zunächst gewesen sein. Also wechseln wir wieder zum Tab Entwicklertools und beenden die Aufzeichnung des Excel-Makros mit der Schaltfläche Aufzeichnung beenden. Die Schaltfläche nimmt dann wieder die Bezeichnung Makro aufzeichnen an. Mit einem Klick auf den Eintrag Entwickler­tools|Code|Makros öffnen Sie den Dialog aus Bild 5. Dieser zeigt alle bisher in allen offenen Arbeitsmappen enthaltenen Makros an. Diese Einstellung können Sie ändern, indem Sie mit dem Kombinationsfeld Makros in: einen der Einträge Diese Arbeitsmappe oder den Namen einer anderen Arbeitsmappe auswählen (bei einer neu angelegten Mappe etwa Mappe1). Der Dialog bietet die folgenden Schaltflächen an:

Der Makro-Dialog

Bild 5: Der Makro-Dialog

  • Ausführen: Führt das Makro aus. Sie können also alle bisherigen Änderungen rückgängig machen und durch einen Mausklick auf diese Schaltfläche dafür sorgen, dass A1 erneut mit 123 gefüllt und fett markiert wird.
  • Schritt: Dies führt das Excel-Makro im Einzelschrittmodus aus, also genau wie bei Debuggen unter Access/VBA. Hier bekommen wir nun auch erstmalig das Makro zu Gesicht (siehe Bild 6).
  • Schrittweises Ausführen eines Excel-Makros

    Bild 6: Schrittweises Ausführen eines Excel-Makros

  • Bearbeiten: Klicken Sie auf diese Schaltfläche, wird das Makro wie zuvor angezeigt, aber nicht gestartet.
  • Erstellen: Diese Schaltfläche ist deaktiviert, solange der Dialog ein vorhandenes Makro im Textfeld Makroname anzeigt. Wenn Sie dort einen noch nicht verwendeten Makronamen eintragen, wird die Schaltfläche aktiviert und sie können ein neues Makro dieses Namens anlegen (siehe Bild 7).
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