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Access und Excel: Verknüpfungen

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Im Artikel »Access und Excel: Import und Export« haben Sie bereits verschiedene Möglichkeiten kennengelernt, Daten von Access nach Excel zu übertragen und umgekehrt. Im vorliegenden Artikel sehen wir uns an, wie Sie Daten aus einer Excel-Tabelle für den Zugriff in einer Access-Datenbank bereitstellen. Und dies gelingt auch andersherum: Dabei verlinken wir eine Access-Tabelle innerhalb von Excel.

Beispieldatenbank

Die Beispiele dieses Artikels finden Sie in der Datenbank 1209_AccessUndExcel_II.mdb und in der Datei tblArtikel.xls.

Verknüpfen von Excel-Tabellen in Access

Im Artikel Access und Excel: Import und Export haben wir bereits einen Assistenten verwendet, der das Importieren und Exportieren von Daten von Access aus erlaubte. Die dritte Möglichkeit dieses Assistenten ist die Verknüpfung mit den in einer Excel-Tabelle gespeicherten Daten. Dazu wählen Sie im Dialog Externe Daten – Excel-Tabelle die dritte Option aus. Die danach erscheinenden Schritte des Assistenten kennen Sie bereits aus dem oben genannten Artikel. In diesem Fall können Sie damit lediglich festlegen, ob die Spaltenüberschriften als Feldnamen verwendet werden sollen.

Der Unterschied zum Import besteht darin, dass Access nun keine neue Tabelle erstellt oder die Daten an eine bestehende Tabelle anhängt, sondern dass lediglich eine Verknüpfung auf die Excel-Tabelle erstellt wird. Das Ergebnis können Sie Bild 1 entnehmen.

Verknüpfte Tabelle im Navigationsbereich und in der Datenblattansicht

Bild 1: Verknüpfte Tabelle im Navigationsbereich und in der Datenblattansicht

Dort erkennen Sie links den Eintrag für die Verknüpfung im Navigationsbereich der Datenbank,rechts erscheint die in der Datenblattansicht geöffnete verknüpfte Tabellen mit den aktuell in der Excel-Tabelle enthaltenen Daten.

Beispiel Excel-Daten in Access verfügbar machen

In vielen Unternehmen liegen Daten in Excel-Tabellen vor, die eigentlich auch in einer Datenbank-Tabelle gespeichert werden könnten. Gerade für den Zugriff mehrerer Mitarbeitern auf verschiedene Datensätze der gleichen Excel-Tabelle wäre dies interessant. Allerdings bietet sich diese Möglichkeit manchmal einfach nicht und die Daten verbleiben in einer Excel-Datei. Das ist allerdings auch kein Problem: Durch eine Verknüpfung wie die oben beschriebene können Sie die Daten in einer Access-Datenbank verfügbar machen und von dort aus über ein komfortables Formular zugreifen anstatt die Daten etwa in eine Tabellen mit vielen Spalten einzutragen.

Eine per Verknüpfung eingebundene Excel-Tabelle können Sie auch in Abfragen als Datenherkunft verwenden. Es lassen sich sogar Beziehungen herstellen, allerdings nicht mit referenzieller Integrität.

Einen Nachteil haben die verknüpften Excel-Tabellen: Die darin angezeigten Daten lassen sich nicht bearbeiten.

Aktualisieren der Verknüpfung

Früher oder später verschieben Sie die verknüpfte Excel-Datei vielleicht einmal oder Sie erhalten eine Access-Datenbank mit einer ungültigen Verknüpfung auf eine Excel-Tabelle. Dies wird zum Beispiel der Fall sein, wenn Sie die Beispieldaten erstmals in einem Verzeichnis auf Ihrem Rechner speichern. Sofern Sie nicht zufällig genau die gleiche Verzeichnishierarchie verwenden wie ich, werden Sie beim Zugriff auf die Daten der verknüpften Excel-Tabelle eine Fehlermeldung ernten (siehe Bild 2). Diese besagt, dass das Objekt $ nicht gefunden werden konnte (im Beispiel tblArtikel$).

Fehler beim Versuch, auf eine Excel-Tabelle in einem nicht auffindbaren Excel-Dokument zuzugreifen

Bild 2: Fehler beim Versuch, auf eine Excel-Tabelle in einem nicht auffindbaren Excel-Dokument zuzugreifen

In einem solchen Fall bemühen Sie den Tabellenverknüpfungs-Manager. Diesen Starten Sie unter Access 2003 mit dem Menübefehl Extras|Datenbank-Dienst­pro­gramme|Tabellenverknüpfungs-Manager, unter Access 2007 mit dem Ribbon-Eintrag Daten­bank­­tools|Datenbanktools|Tabellenverknüpfungs-Ma­na­ger und unter Access 2010 mit dem Ribbon-Eintrag Externe Daten|Importieren und Ver­knüp­fen|Tabellenverknüpfungs-Manager (siehe Bild 3).

Aufrufen des Tabellenverknüpfungs-Managers unter Access 2010

Bild 3: Aufrufen des Tabellenverknüpfungs-Managers unter Access 2010

Der Dialog selbst sieht in den verschiedenen Access-Versionen gleich aus, und zwar so wie in Bild 4. Hier wählen Sie die Verknüpfung aus, deren Quelldatei nicht aktuell ist, und bewirken mit einem Klick auf die Schaltfläche OK die Anzeige eines Datei öffnen-Dialogs zur Auswahl der Quelldatei der Verknüpfung.

Sollte eine markierte Verknüpfung keine passende Datei finden, wird nach dem Klick auf OK ein entsprechender Datei öffnen-Dialog zur Auswahl der Datei angezeigt.

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