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Bedingte Formatierung

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Wenn es darum geht, Daten in Abhängigkeit ihrer Werte hervorzuheben, bietet Access mit der bedingten Formatierung ein interessantes Werkzeug. Damit legen Sie die Bedingung fest, unter denen eine Formatierung erfolgt, und bestimmen, wie die formatierten Werte aussehen. Dabei stehen vor allem Zeichenformatierungen und die Hintergrundfarbe zur Verfügung. Und mit Access 2010 wurde sogar noch die Möglichkeit eingeführt, Zahlenwerte durch entsprechende Balken zu repräsentieren – und es wurde eine ärgerliche Beschränkung aufgehoben.

Beispieldatenbank

Die Beispiele dieses Artikels finden Sie in der Datenbank 1111_BedingteFormatierung.mdb.

Bedingte Formatierung von Version zu Version

Die bedingte Formatierung ist keinesfalls von Beginn an Bestandteil von Access gewesen. Sie wurde erst mit Version 2000 eingeführt und mit Version 2010 erheblich erweitert. Seit Access 2000 können Sie damit drei verschiedene Bedingungen und die entsprechenden Formate je Ansicht festlegen, mit Access 2010 wurde die Anzahl der möglichen Bedingungen auf 50 erweitert.

Die bedingte Formatierung ist natürlich vorrangig dort interessant, wo mehrere Datensätze gleichzeitig erscheinen, um Datensätze mit bestimmten Eigenschaften herausfiltern zu können – beispielsweise solche, deren Umsatz einen bestimmten Wert unterschreitet. Die bedingte Formatierung kann jedoch auch dort interessant sein, wo es etwa um die Markierung von Fälligkeitsdaten geht. Beides hilft auch in der Detailansicht einzelner Datensätze, schnell bestimmte Datensätze aufzufinden.

Die bedingte Formatierung legen Sie sowohl in der Entwurfs- als auch in der Datenblatt- oder Formularansicht fest. Das heißt, Sie können auch in Echtzeit Bedingungen festlegen und die entsprechenden Formatierungen definieren.

Unter Access 2003 und älter rufen Sie den Dialog zum Festlegen der bedingten Formatierungen am einfachsten über den Menübefehl Format|Bedingte Formatierung auf (siehe Bild 1). Unter Access 2007 und jünger finden Sie den Befehl im Kontextmenü der Spaltenüberschrift im Datenblatt (siehe Bild 2) oder der einzelnen Felder in der Entwurfsansicht des Formulars.

Aufrufen des Dialog zum Einstellen der bedingten Formatierung

Bild 1: Aufrufen des Dialog zum Einstellen der bedingten Formatierung

Unter Access 2010 öffnen Sie den Dialog einfach über das Kontextmenü der Spaltenüberschrift im Datenblatt.

Bild 2: Unter Access 2010 öffnen Sie den Dialog einfach über das Kontextmenü der Spaltenüberschrift im Datenblatt.

Bedingte Formatierung anlegen

Wenn Sie etwa die Preise aller Artikel hervorheben möchten, deren Preis höher als 10 Euro liegt, verwenden Sie dazu eine bedingte Formatierung für das Feld Einzelpreis. Markieren Sie dieses Feld beispielsweise in der Entwurfsansicht des Formulars, in dem es sich befindet, und öffnen Sie den Dialog zum Bearbeiten der bedingten Formatierungen. Dieser sieht wie in Bild 3 aus und bietet zunächst drei Optionen an:

Bedingte Formatierung unter Access 2003 und älter anlegen

Bild 3: Bedingte Formatierung unter Access 2003 und älter anlegen

  • Feldwert ist: Legt eine Formatierung fest, wenn der Wert des Feldes selbst eine bestimmte Bedingung erfüllt.
  • Ausdruck ist: Legt eine Formatierung fest, die nicht nur vom Wert des aktuellen Feldes, sondern auch von anderen Feldern oder gar von ganz anderen Faktoren abhängen kann.
  • Feld hat Fokus: Legt eine Formatierung fest, die angezeigt wird, wenn das Feld den Fokus erhält.

In unserem Fall benötigen wir zunächst die erste Option. Das zweite Auswahlfeld bietet dann die üblichen Vergleichsoperatoren an. Je nach Auswahl erscheinen rechts davon ein oder mehrere Felder zur Eingabe der Vergleichswerte. Im ersten Beispiel soll einfach nur geprüft werden, ob der Feldwert größer als 10 ist. Für diesen Fall legen Sie eine Formatierung fest, bei welcher der Hintergrund des Formulars orange dargestellt wird (siehe Bild 4).

Vergleichsoperator der Bedingung

Bild 4: Vergleichsoperator der Bedingung

Das Ergebnis finden Sie in Bild 5. Alle betroffenen Einzelpreise werden mit der entsprechenden Farbe hinterlegt.

Bedingte Formatierung in Aktion

Bild 5: Bedingte Formatierung in Aktion

Wenn Sie nun alle Felder dieses Datensatzes orange hinterlegen möchten, verwenden Sie die zweite Option im linken Auswahlfeld einer bedingten Formatierung. Legen Sie etwa eine bedingte Formatierung für das Feld Artikelname an. Wählen Sie links Ausdruck ist aus und stellen Sie als Ausdruck den Wert [Einzelpreis] > 10 ein. Legen Sie die gleiche Formatierung wie für das Feld Einzelpreis fest (siehe Bild 6). Als Resultat werden nun beide Felder für Datensätze mit Einzelpreisen größer als 10 Euro farbig hinterlegt.

Ausdruck als Bedingung einer bedingten Formatierung

Bild 6: Ausdruck als Bedingung einer bedingten Formatierung

Bleibt noch die Variante mit dem Fokus. Damit können Sie den Benutzer beim Auffinden des Feldes helfen, das aktuell den Fokus besitzt. Wählen Sie für eine solche Bedingung den dritten Wert im linken Kombinationsfeld aus und stellen Sie die gewünschte Formatierung ein (beispielsweise einen grauen Hintergrund). Eine solche Formatierung sieht etwa wie in Bild 7 aus.

Markieren des Feldes, das aktuell den Fokus besitzt

Bild 7: Markieren des Feldes, das aktuell den Fokus besitzt

Damit eine solche Formatierung Sinn macht, müssen Sie natürlich alle Text- und Kombinationsfelder eines Formulars mit dieser Formatierung ausstatten. Damit Sie dies nicht für jedes Steuerelemente einzeln durchführen müssen, markieren Sie in der Entwurfsansicht einfach alle betroffenen Steuerelemente und legen dann die bedingte Formatierung fest. Beachten Sie, dass eventuell bereits angelegte Formatierungen in diesem Fall überschrieben werden.

Funktionen als Ausdruck

Wenn Sie nicht wie im ersten Beispiel einen Feldinhalt mit einem festen Wert vergleichen möchten, sondern dieser erst noch berechnet werden soll, tragen Sie einfach die notwendige Formel als Vergleichswert ein. Im Beispiel aus Bild 8 sollen beispielsweise die Preise aller Artikel farbig markiert werden, deren Einzelpreis größer als der Durchschnittspreis ist.

Markieren aller Einzelpreise, die über dem Durchschnitt liegen

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