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Berichtsansicht

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Neuere Access-Versionen (ab Access 2010) enthalten eine neue Ansicht für Berichte, nämlich die Berichtsansicht. Während die Seitenansicht die Ansicht liefert, die auch in gedruckter Form auf dem Papier oder in der PDF-Datei landen würde, liefert die Berichtsansicht eine Endlosansicht mit vielen zusätzlichen Funktionen. Dazu gehört etwa die Möglichkeit, Schaltflächen auf dem Bericht anzulegen und zu betätigen oder Daten dynamisch hinzuzufügen oder auf verschiedene Arten anzuzeigen.

Beispieldatenbank

Die Beispiele dieses Artikels finden Sie in der Datenbank 1801_Berichtsansicht.accdb.

Was ist die Berichtsansicht?

Die Berichtsansicht bietet im Entwurf die gleichen Möglichkeiten wie die Seitenansicht – Sie können also die anzuzeigenden Felder nach Wunsch anordnen, Sortierungen und Gruppen definieren und so weiter. Zusätzlich können Sie aber auch noch Schaltflächen hinzufügen. Das können Sie auch in einem Bericht, den Sie in der Seitenansicht öffnen, allerdings lassen sich die Schaltflächen dort nicht betätigen.

Bevor Missverständnisse auftreten: Es handelt sich nicht um zwei verschiedene Berichtsarten – Sie können den gleichen Entwurf in der Seitenansicht und auch in der Berichtsansicht anzeigen. Die Frage ist allein, ob dies im Einzelfall aufgrund der Konstellation des jeweiligen Entwurfs sinnvoll ist. Nur, weil Sie Schaltflächen hinzufügen können, die in der Berichtsansicht auch betätigt werden können, wollen Sie solche Elemente ja noch längst nicht ausdrucken.

Öffnen eines Berichts in der Berichtansicht

Wenn Sie einen Bericht in der Berichtsansicht öffnen wollen, können Sie dies einfach durch einen Doppelklick auf den Eintrag des Berichts im Navigationsbereich erledigen. Wenn der Bericht bereits in der Entwurfsansicht geöffnet ist, finden Sie Kontextmenü des Berichts den Eintrag Berichtsansicht (siehe Bild 1).

Anzeigen der Berichtsansicht vom Entwurf aus

Bild 1: Anzeigen der Berichtsansicht vom Entwurf aus

Schließlich können Sie einen Bericht auch noch per VBA in der Berichtsansicht öffnen. Dazu setzen Sie die folgende Anweisung ab, beispielsweise im Direktbereich des VBA-Editors (Strg + G):

DoCmd.OpenReport "rptBeispiel", acViewReport

Schließlich können Sie Berichte auch noch innerhalb eines Unterformular-Steuerelements anzeigen, was wir uns im Detail im Artikel Berichte im Unterformular ansehen.

Beispieltabellen

In unserem Beispiel zu diesem Artikel wollen wir uns die Anordnung von Aufgaben nach Datum und Kategorie sortiert ansehen. Im Artikel Aufgabenplaner bauen wir die Beispieldatenbank des vorliegenden Artikels noch zu einer Lösung aus.

Für die Beispiele erstellen wir zwei Tabellen. Die erste enthält schlicht die Kategorien und heißt dementsprechend tblKategorien. Sie verwendet die beiden Felder KategorieID und Bezeichnung.

Die zweite Tabelle tblAufgaben speichert die eigentlichen Aufgaben. Sie enthält die folgenden Felder:

  • AufgabeID: Primärschlüsselfeld der Tabelle
  • Bezeichnung: Bezeichnung der Aufgabe
  • Erledigt: Ja/Nein-Feld, das angibt, ob die Aufgabe erledigt ist
  • ErledigenAm: Datumsfeld, welches das planmäßige Erledigungsdatum enthält
  • KategorieID: Fremdschlüsselfeld zur Auswahl eines Eintrags der Tabelle tblKategorien

Die beiden Tabellen sind wie in Bild 2 miteinander verknüpft.

Datenmodell der Beispieldatenbank

Bild 2: Datenmodell der Beispieldatenbank

Datenherkunft

Nachdem Sie einen neuen, leeren Bericht in der Entwurfsansicht geöffnet haben, fügen wir diesem über die Eigenschaft Datensatzquelle eine Datenherkunft hinzu, in diesem Fall eine neue Abfrage. Diese sieht wie in Bild 3 aus und führt die beiden Tabellen tblAufgaben und tblKategorien zusammen. Sie enthält alle Felder der Tabelle tblAufgaben sowie zusätzlich das Feld Kategorie der Tabelle tblKategorien.

Datenherkunft des Beispielberichts

Bild 3: Datenherkunft des Beispielberichts

Gruppierungen erstellen

Für den Bericht selbst legen wir nun zuerst eine Gruppierung über das Feld ErledigenAm an, indem wir im unteren Bereich namens Gruppieren, Sortieren und Summe auf Gruppe hinzufügen klicken und dann die Konfiguration wie in Bild 4 einstellen. Wichtig ist hier, dass Sie das Feld ErledigenAm für Gruppieren nach festlegen, den Eintrag mit Kopfzeilenbereich wählen und – ganz wichtig – den auf nach Quartal voreingestellten Filter auf nach Tag einstellen.

Entwurf des Berichts rptAufgabenplaner

Bild 4: Entwurf des Berichts rptAufgabenplaner

Danach fügen Sie eine weitere Gruppierung hinzu, diesmal nach dem Feld KategorieID. Auch hier benötigen wir einen Kopfzeilenbereich. Die übrigen Einstellungen können Sie beibehalten.

Nun sollten im Bericht bereits die Kopfbereiche für die Felder ErledigenAm und KategorieID sichtbar sein. Fügen Sie dem Bereich Seitenkopf ein Bezeichnungsfeld mit der Überschrift Aufgabenplaner hinzu.

Dem Kopfbereich für das Feld ErledigenAm fügen Sie das Feld ErledigenAm hinzu, entfernen das Bezeichnungsfeld, das automatisch mit angelegt wird und schieben das Textfeld ganz nach links.

Dem Bereich Kategorie - Kopfbereich fügen Sie das Feld Kategorie hinzu. Auch hier entfernen Sie das Bezeichnungsfeld und verschieben das verbleibende Textfeld ganz nach links.

Fehlt noch der Detailbereich, welcher die eigentlichen Daten aufnimmt: Das Kontrollkästchen für das Ja/Nein-Feld Erledigt sowie das Feld Bezeichnung mit der Bezeichnung der Aufgabe. Auch hier entsorgen wir die Bezeichnungsfelder und arrangieren die Steuer­elemente neu. Wenn wir nun in die Berichtsansicht wechseln, sieht der Bericht mit einigen Beispieldaten wie in Bild 5 aus.

Die Berichtsansicht des ersten Entwurfs

Bild 5: Die Berichtsansicht des ersten Entwurfs

Das Ergebnis ist schon recht gut, wenn wir auch für eine saubere Darstellung noch die Rahmen der Textfelder ausblenden und die Hintergrundfarbe einheitlich weiß gestalten sollten. Dies erledigen wir wieder in der Entwurfsansicht, wo wir die Eigenschaft Rahmenart gleich aller Steuer­elemente auf Transparent einstellen.

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