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Datenbankvorlagen und Designs

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Sie sparen sich Arbeit, wenn Sie Ihre Datenbanken nicht immer von Grund auf neu entwickeln, sondern auf bereits vollbrachtem Werk aufbauen. Access bietet hier in den neueren Versionen einige Hilfsmittel an, die eine schnellere Gestaltung fördern. Wir zeigen, wie Sie Ihren Workflow mit Datenbankvorlagen, Anwendungsparts und Designs beschleunigen können.

Beispieldatenbank

Die Beispiele dieses Artikels finden Sie in der Datenbank 1506_VorlagenDB.accdb

Vorlagen

Seit der Version 2007 von Access bietet Microsoft bei Anlegen einer neuen Datenbank Vorlagen an, die vom Hersteller selbst stammen. Bild 1 zeigt im unteren Teil etwa die Vorlagen Posten und Kontakte an, welche, so aktiviert, neue Datenbanken auf der Grundlage der von Microsoft zusammengestrickten Vorgaben erstellen. Ob diese Beispielvorlagen Ihren Ansprüchen genügen entscheiden Sie selbst. Da es sich in den meisten Fällen um komplexere Datenbanken handelt, die nicht nur Formulare enthalten, sondern auch zugehörige Tabellen und Makros, dürfte das Einsatzfeld ziemlich beschränkt sein und selten auf Ihre Anforderungen passen. Die vorgefertigten Vorlagen sollen auch gar nicht Thema dieses Beitrags sein. Wir versuchen hier vielmehr, solche Vorlagen selbst zu bauen, und im Backstage-Bereich neben den Microsoft'schen zur Ansicht zu bringen.

Der Backstage von Access beim Anlegen einer neuen Datenbank. Hier ist die Auswahl von Vorlagen möglich.

Bild 1: Der Backstage von Access beim Anlegen einer neuen Datenbank. Hier ist die Auswahl von Vorlagen möglich.

Datenbankvorlagen können alles enthalten, was es in einer Access-Datenbank gibt: Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte, Makros und Module, zuzüglich der eingestellten Optionen. Um eine Vorlage neu zu erstellen, legen Sie also einfach eine neue Datenbank an und entwerfen in ihr jene Elemente, die Sie später auch in anderen Datenbanken gebrauchen könnten.

Das könnten etwa Hilfsmodule mit allerlei immer wieder benötigten Grundfunktionen sein, Dialoge, Formulare mit einem bestimmten Layout, oder auch Tabellen, welche häufig genutzt werden. Adresstabellen etwa wären solche Kandidaten. Sollten Sie später in einer auf dieser Vorlage basierenden Datenbank die entsprechenden Elemente nicht benötigen, so löschen Sie sie einfach. Bauen Sie also eher mehr, denn weniger, in die Vorlage ein.

Die Beispieldatenbank enthält ein Formular frmVorlage, im Entwurf wiedergegeben in Bild 2. Ziel war es hier weniger, ein funktionsfähiges Formular zu erstellen, das direkt in anderen Datenbanken zum Einsatz kommen könnte. Das Augenmerk lag eher auf dem Design der Steuerelemente, die abweichend vom Standard formatiert wurden. Also wurden gängige Steuerelemente eingefügt und anschließend der Corporate Identity entsprechend formatiert. Die Schaltfläche etwa bekam ein Hintergrundleuchten, alle Controls einen blauen Rahmen, und die Schriftarten sowie -größen wurden auf benutzerdefinierte Werte gesetzt. Sie gestalten dies über den Ribbon und die Schaltflächen unter dem Reiter Format | Steuerelementformatierung. Damit alle neuen Steuerelemente später immer in genau diesem Gewand erscheinen, muss das jeweilige Format für dieses Formular allerdings erst zum Standard gemacht werden.

Formular frmVorlage der Beispieldatenbank im Entwurf

Bild 2: Formular frmVorlage der Beispieldatenbank im Entwurf

Dazu markieren Sie ein Steuerelement und klappen im Ribbon, Reiter Entwurf, die Galerie der Steuerelemente über die DropDown-Box rechts unten auf (Bild 3).

Festlegen der Steuerelementvorgaben eines Formulars über den Ribbon und dessen Entwurf-Reiters

Bild 3: Festlegen der Steuerelementvorgaben eines Formulars über den Ribbon und dessen Entwurf-Reiters

Wenn Sie nun auf den Eintrag Steuerelementvorgaben festlegen klicken, so speichert Access die Formatvorgaben für die markierte Steuerelementart in diesem Formular. Fügen Sie also später einen neuen Button in das Formular ein, so erscheint dieser ebenfalls mit dem Hintergrundleuchten. Ein neues Listenfeld hätte den blauen Rahmen. Der Vorgang zum Festlegen der Formatierung ist für jedes Steuerelement gesondert zu wiederholen. Diese Formatvorgaben bleiben auch dann erhalten, wenn Sie alle Steuerelemente aus dem Formular löschen!

Das Formular frmVorlage dient somit lediglich als Container für Formatstandards. Verwenden Sie es später in einer neuen Datenbank, so löschen Sie zuerst alle Steuerelemente in ihm und legen anschließend die wirklich benötigten an, wobei sie dann im neuen Design erstrahlen.

Ähnlich verfahren Sie mit Berichten oder zusätzlichen Formularen. Neben den Formatierungen macht es Sinn, zusätzlich Eigenschaften voreinzustellen. Das könnte etwa die Sichtbarkeit des Datensatzmarkierers, der Navigationsschaltflächen oder der Bildlaufleisten sein. Oder Sie geben vor, dass immer Kopf- und Fußbereich in einer bestimmten Größe vorhanden wären. Legen Sie in der Vorlage am besten einen ganzen Satz an grundlegenden Formularen und Berichten an, aus denen Sie später das jeweils für einen Anwendungszweck geeignetste auswählen.

Verfrachten Sie immer benötigte VBA-Funktionen in ein Modul und benennen es eindeutig; zum Beispiel mit modHilfsfunktionen. Auch ein AutoExec-Makro macht sich gut. Sein Inhalt könnte ja zunächst aus lediglich einem Kommentar bestehen.

Sinnvoll ist es zudem, die Datenbankoptionen der Vorlage auf brauchbare Einstellungen zu bringen. Über Datei | Optionen | Aktuelle Datenbank gelangen Sie zum für die Vorlage relevanten Teil, wie in Bild 4. Deaktivieren Sie hier etwa die von Access zunächst immer eingeschaltete Objektnamen-Autokorrektur, welche die Datenbanken aufbläht und verlangsamt. Auch Entwurfsänderungen an Tabellen in der Datenblattansicht haben in einer produktiven Datenbank nichts zu suchen. Nachdem Sie diese Optionen eingestellt haben, werden Sie automatisch auch in der auf der Vorlage basierenden Datenbank aktiv.

Die geänderten Optionen der Beispieldatenbank

Bild 4: Die geänderten Optionen der Beispieldatenbank

Schließlich speichern Sie die Vorlage über den Backstage (Datei|Speichern und veröffentlichen|Daten­bank speichern als...), indem Sie als Zielformat den Eintrag Vorlage (*.accdt) auswählen. Abweichend vom Verhalten beim Speichern einer normalen Datenbank (accdb) werden Sie nun mit einem Dialog konfrontiert, der zusätzliche Angaben zur Vorlage abfragt (Bild 5). Außer informativen Einträgen lässt sich auch das Verhalten bei Anwendung der Vorlage bestimmen. Möchten Sie auch die Tabellen der Vorlage transferieren, so aktivieren Sie das Kontrollkästchen Daten in Vorlage einbeziehen. Zur Bedeutung der Einstellung Anwendungspart kommen wir noch später. Außerdem bestimmt der etwas skurrile Begriff Instanziierungsformular dasjenige Formular, welches später als Startformular der Datenbank in Erscheinung treten soll. Das können Sie sich allerdings sparen, wenn diese Angabe bereits in den Datenbankoptionen hinterlegt wurde.

Zusätzliche Angaben zur Vorlage beim Speichern

Bild 5: Zusätzliche Angaben zur Vorlage beim Speichern

Als Kategorie können Sie lediglich den Eintrag Benutzervorlagen auswählen, und als Symbol eine Grafikdatei vorzugsweise im PNG-Format angeben, die später als Bild neben dem Titel der Vorlage erscheint. Alle Angaben in diesem Dialog, außer dem Namen, sind optional.

Nach Klick auf OK speichert Access die Vorlage ab, wobei eine Fortschrittsanzeige den Vorgang nachvollziehbar macht. Nach dem Ort der Speicherung, also dem Speicherverzeichnis, werden Sie indessen nicht gefragt. Der wird nämlich immer das Benutzerverzeichnis Ihres Windows sein. Bild 6 zeigt den entsprechenden Zweig im Explorer unter

Unter diesem Zweig speichert Access die Vorlagendateien automatisch pro Benutzer ab

Bild 6: Unter diesem Zweig speichert Access die Vorlagendateien automatisch pro Benutzer ab

C:\Users\\AppData\Roaming\

Microsoft\Templates\

an. Die Vorlagendatei hat dabei denselben Dateinamen, der für die Vorlage als Name vergeben wurde, gefolgt von der Endung accdt.

Sie sind neugierig und möchten erfahren, was Access eigentlich in der Vorlagendatei abgespeichert hat? Sie könnten auf die Idee kommen, die Datei in *.accdb umzubenennen und sie dann zu öffnen. Das aber wird fehlschlagen, weil es sich bei diesen Dateien nicht um Access-Datenbanken handelt, sondern um ein Open-Document-Format, ähnlich zum Format docx unter Word. Die Dateien sind ZIP-komprimiert und enthalten eine Menge XML-Dateien, die die Eigenschaften der Elemente der Vorlage bestimmen. Außerdem finden sich Textdateien in ihnen, die den gleichen Inhalt haben, wie Dateien, die über die versteckte VBA-Anweisung SaveAsText entstehen. Access entnimmt also diesen Dateien den Aufbau einer Datenbank – es handelt sich somit um Steuerdateien. Im Prinzip braucht Sie das alles nicht zu interessieren. Immerhin wissen Sie nun aber, wo Sie die Vorlagendateien zu suchen haben, wenn Sie Access unter einem anderen Benutzerkonto Ihres Rechners starten und da die Vorlagen nicht angeboten werden, weil sie sich nicht im entsprechenden Templates-Verzeichnis befinden...

Die einmal gespeicherte Vorlage zeigt sich, wie in Bild 7, beim Anlegen einer neuen Datenbank im Backstage unter Datei | Neu | Meine Vorlagen. Diese Schaltfläche müssen Sie erst anklicken, damit die benutzerdefinierten Vorlagen angezeigt werden. Der neuen Datenbank, welche Sie auf Basis der Vorlage anlegen, vergeben Sie einen Dateinamen und klicken auf Erstellen. Auch jetzt zeigt eine Fortschrittsanzeige, dass Access mit dem Fabrizieren der Elemente beschäftigt ist, und anschließend zeigt die neue Datenbank genau dasselbe Gesicht, wie die Vorlage. Sie können sie nun nach Belieben umgestalten.

Nach Klick auf Meine Vorlagen im Datei-Backstage wird die neue Datenbankvorlage eingeblendet

Bild 7: Nach Klick auf Meine Vorlagen im Datei-Backstage wird die neue Datenbankvorlage eingeblendet

Eine Möglichkeit, eine Vorlage aus Access heraus zu löschen, haben wir übrigens nicht gefunden. Gehen Sie dazu in das Templates-Verzeichnis und löschen die Vorlagendatei manuell.

Anwendungsparts

Anwendungsparts sind Imgrunde genau das Gleiche, wie Vorlagen. Beim Speichern einer Vorlage aktivieren Sie im Dialog aus Bild 5 lediglich die gleichnamig beschriftete Checkbox, und schon wird aus der Vorlage ein Anwendungspart. Der Unterschied: Eine Vorlage erstellt eine Datenbank komplett neu, während ein Anwendungspart einer bestehenden Datenbank neue Elemente hinzufügt. Sie müssen also bereits eine Datenbank geöffnet haben, um dann über den Ribbon Erstellen|Vorlagen|Anwendungsparts eine Vorlage auszuwählen, wie in Bild 8. Dort wurde unsere Beispieldatenbank als Anwendungspart abgespeichert, was aus dem Tipptext beim Überfahren der Schaltfläche mit der Maus hervorgeht. Die Auswahlschaltfläche listet alle Vorlagen auf, die Access gespeichert hat, oder die Microsoft bei Office-Installation anlegte.

Auswahl eines benutzerdefinierten Anwendungsparts über Ribbon

Bild 8: Auswahl eines benutzerdefinierten Anwendungsparts über Ribbon

Genau Letztere braucht man aber eher nicht. Im Unterschied zu den Vorlagen lassen sich jedoch alle Anwendungsparts über das Kontextmenü entfernen: Klicken Sie auf einen Anwendungspart-Eintrag rechts und bedienen sich des Menüeintrags Vorlagenteil aus Katalog löschen (Bild 9).

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