Home > Artikel > Ausgabe 10/2011 > Datenblattansicht im Griff

Datenblattansicht im Griff

Achtung: Sie sind nicht angemeldet. Wenn Sie Abonnent sind und sich anmelden, lesen Sie den kompletten Artikel, laden das PDF herunter oder probieren die Beispieldatenbank aus (sofern vorhanden).

Die Datenblattansicht ist die flexibelste Ansicht, wenn es darum geht, Daten tabellarisch anzuzeigen. Nicht nur der Entwickler, sondern auch der Benutzer kann die Daten mit dieser Ansicht nach Belieben darstellen. Dieser Artikel stellt alle Möglichkeiten der Datenblattansicht unter Access vor.

Beispieldatenbank

Die Beispiele dieses Artikels finden Sie in der Datenbank 1110_Datenblattansicht.mdb.

Datenblätter überall

Die Datenblattansicht können Sie gleich für die Darstellung dreier Objekttypen verwenden: Tabellen, Abfragen und Formulare. Gleichwohl sollten Sie spätestens bei Übergabe an den Anwender sicherstellen, dass dieser nur über Formulare auf die Daten zugreift und nicht direkt über Tabellen oder Abfragen – auf diese Weise nehmen Sie sich selbst die Möglichkeit, Features wie etwa eine Validierung zu nutzen. Wir konzentrieren uns hier also auf Formulare in der Datenblattansicht – und hier speziell auf Unterformulare.

Unterformular als Datenblatt

Die Darstellung von Daten aus 1:n-Beziehungen erfolgt oft in Haupt- und Unterformular, wobei das Unterformular die verknüpften Daten in der Datenblattansicht anzeigt. Die folgenden Beispiele beziehen sich auf die beiden Formulare frmKategorien und sfmArtikel, wobei das Unterformular sfmArtikel die Tabelle tblArtikel als Datenherkunft verwendet. Außerdem besitzt die Eigenschaft Standardansicht des Unterformulars den Wert Datenblatt (siehe Bild 1).

Unterformular in der Datenblattansicht

Bild 1: Unterformular in der Datenblattansicht

Features der Datenblattansicht

Die Datenblattansicht zeigt Daten in tabellarischer Form an, also in je einer Spalte pro Feld. Sie können damit folgende Aktionen durchführen:

  • Ändern der Reihenfolge der Spalten/Felder
  • Spaltenbreite und Zeilenhöhe einstellen
  • Felder ein-/ausblenden
  • Sortieren nach Spalten/Feldern
  • Filtern nach Werten in Spalten/Feldern
  • Fixieren der ersten n Spalten
  • Ändern des Aussehens (Schriftart und -größe)
  • Ändern der Hintergrundfarbe
  • Ändern des Gitterrasters
  • Einstellen alternierender Hintergrundfarben (ab 2007)
  • Bedingte Formatierung festlegen

Schriftart und -größe

Unter Access 2007 und jünger ist die Schriftgröße mit 11 Punkten für viele Zwecke etwas zu groß eingestellt, also schauen wir uns zunächst an, wie wir dies ändern – und vielleicht haben Sie auch in älteren Access-Versionen das Bedürfnis, die Schrift anzupassen.

  • Access 2003 und älter zeigen beim Aktivieren des Datenblatts eine Symbolleiste an, mit der Sie die Schrift einstellen können.
  • Unter Access 207 und jünger finden Sie im Ribbon-Tab Start einen Bereich, mit dem Sie die Schrifteigenschaften einstellen können. Sie müssen lediglich das Datenblatt aktivieren und dann die gewünschten Änderungen durchführen.

Im Gegensatz zu älteren Versionen, wo Änderungen automatisch übernommen werden, fragen Access 2007 und jünger nach Änderungen der Schriftart beim Speichern, ob die Änderungen gespeichert werden sollen. Bei .mde- und .accde-Datenbanken werden gar keine Änderungen am Entwurf gespeichert, also auch keine Einstellungen des Datenblatts.

Spaltenbreite einstellen

Access stellt die Spaltenbreiten in der Datenblattansicht nicht automatisch immer so ein, dass alle Texte komplett lesbar sind. Sie können die Spaltenbreiten jedoch manuell einstellen:

  • Klicken Sie auf den schmalen vertikalen Strich zwischen zwei Spalten und ziehen Sie diesen bei gedrückter Maustaste nach links oder rechts (siehe Bild 2).
  • Spaltenbreite einstellen

    Bild 2: Spaltenbreite einstellen

  • Klicken Sie doppelt auf diesen Strich, um automatisch die optimale Spaltenbreite bezogen auf alle aktuell sichtbaren Inhalte einzustellen.
  • Klicken Sie doppelt auf den Kopf der anzupassenden Spalte und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag Feldbreite aus. Es erscheint ein Dialog, in den Sie die Breite eingeben können.

All diese Varianten können Sie auch nach vorherigem Markieren mehrerer zusammehängender Spalten (etwa durch Anklicken der Spalten bei gedrückter Umschalttaste) durchführen. Es werden dann alle Spalten angepasst, die Sie zuvor markiert haben. Interessanterweise erfolgt etwa beim Einstellen von Spaltenbreiten keine Rückfrage, ob die Änderungen gespeichert und beim nächsten Öffnen wieder hergestellt werden sollen.

Zeilenhöhe einstellen

Die Zeilenhöhe stellen Sie genauso ein, nur dass Sie dabei den horizontalen Strich ganz links im Bereich des Datensatzmarkierers zwischen zwei Zeilen nach oben oder unten verschieben. Ein wichtiger Unterschied zum Einstellen der Spaltenbreite ist: Sie stellen damit immer gleichzeitig die Höhe aller Zeilen ein, nicht für einzelne Datensätze.

Felder ein-/ausblenden

Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf eine oder mehrere zuvor markierte Spalten klicken, erscheint das Kontextmenü und zeigt unter anderem den Befehl Felder ausblenden an. Mit diesem Befehl blenden Sie die aktuell markierten Felder aus (siehe Bild 3).

Spalten ausblenden

Bild 3: Spalten ausblenden

Um diese wieder einzublenden, wählen Sie den Befehl Felder wieder einblenden des Kontextmenüs aus.

Es erscheint der Dialog Spalten einblenden (siehe Bild 4). Genaugenommen können Sie damit auch Spalten ausblenden – komfortabler sogar als über den entsprechenden Befehl des Kontextmenüs.

Spalten ein- und ausblenden

Bild 4: Spalten ein- und ausblenden

Felder/Spalten anordnen

Wenn Sie Felder zwar sehen möchten, aber nicht unbedingt auf den ersten Blick, können Sie die Reihenfolge der Spalten ändern. Dazu klicken Sie zunächst auf den Spaltenkopf des zu verschiebenden Feldes und ziehen es dann per Drag and Drop zwischen die beiden Felder, zwischen denen Sie diese platzieren möchten (siehe Bild 5).

Spalten verschieben

Bild 5: Spalten verschieben

Sortieren nach Spalten/Feldern

Sie haben das Ende des frei verfügbaren Teil dieses Artikels erreicht!

Wenn Sie mehr lesen und auf viele weitere Artikel zugreifen möchten, melden Sie sich als Abonnent unter Login an. Falls nicht, bestellen Sie doch einfach ein Jahresabonnement!