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Eingabeformate

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Wenn Felder immer gleich aufgebaute Daten enthalten, können Sie dem Benutzer die Eingabe der Daten mit Eingabeformaten erleichtern. Dabei kann es sich um Telefonnummern, Postleitzahlen, Datumsangaben oder auch eigene, benutzerdefinierte Angaben handeln. Wenn Sie beispielsweise das Verfallsdatum von Lebensmitteln im Format mm/yyyy angeben wollen, also etwa 12/2018, dann kann ein Eingabeformat die Benutzer der Datenbank unterstützen, die Daten korrekt einzugeben. Dieser Artikel zeigt, wie Sie Eingabeformate definieren und wie Sie diese einsetzen können.

Beispieldatenbank

Die Beispiele dieses Artikels finden Sie in der Datenbank 1805_Eingabeformate.accdb.

Eingabeformate definieren

Eingabeformate definieren Sie an verschiedenen Stellen. Wenn Sie möchten, dass sich das Eingabeformat an allen Stellen wiederspiegelt, an denen das damit versehene Tabellenfeld auftaucht (also etwa in Abfragen oder Formularen), dann definieren Sie das Eingabeformat direkt in der Tabelle. Sie können das Eingabeformat auch erst in einer Abfrage definieren, die auf der Tabelle mit dem betroffenen Feld aufbaut.

Oder Sie gehen noch einen Schritt weiter und statten erst das Steuer­element eines Formulars, dass an das betroffene Feld gebunden ist, mit einem Wert für die Eigenschaft Eingabeformat aus. Wenn Sie das Eingabeformat also bereits im Tabellenentwurf definieren, wird das Eingabeformat auch in Abfragen und Formularen, die diese Tabelle als Datenherkunft verwenden, angewendet.

Gültige Zeichen in Eingabeformaten

Bevor wir uns ansehen, wie Sie ein Eingabeformat zuweisen, schauen wir und die verfügbaren Optionen für die Gestaltung eines Platzhalters an.

Es gibt die folgenden möglichen Zeichen:

  • 0: Pflichteingabe für eine Ziffer von 0 bis 9.
  • 9: Freiwillige Eingabe einer Ziffer von 0 bis 9.
  • #: Freiwillige Eingabe einer Ziffer von 0 bis 9, eines Leerzeichens, eines Plus- oder Minuszeichens
  • L: Pflichteingabe für einen Buchstaben.
  • ?: Freiwillige Eingabe eines Buchstaben.
  • A: Verpflichtender Platzhalter für einen Buchstaben oder eine Ziffer.
  • a: Freiwillige Eingabe eines Buchstabens oder einer Ziffer.
  • &: Verpflichtende Eingabe eines Zeichens oder eines Leerzeichens.
  • C: Freiwillige Eingabe eines Zeichens oder Leerzeichens.
  • Punkt (.): Platzhalter für Tausender-Trennzeichen
  • Komma (,): Platzhalter für Dezimalstellen
  • Punkt (.), Doppelpunkt (:), Bindestrich (-) und Schrägstrich (/): Trennzeichen für Uhrzeit- und Datumsangaben
  • >: Wandelt alle folgenden Zeichen in Großbuchstaben um.
  • <: Wandelt alle folgenden Zeichen in Kleinbuchstaben um.
  • !: Das Eingabeformat wird von links nach rechts aufgefüllt statt von rechts nach links.
  • \: Das folgende Zeichen wird als Literal angezeigt.
  • "": wird als Literal angezeigt.

Eingabeformat anlegen

Damit können wir nun unser erstes Eingabeformat anlegen, in diesem Fall für ein Feld namens HaltbarBis. Das Feld soll zwei Ziffern für den Monat, einen Schrägstrich und vier Ziffern für das Jahr aufnehmen. Dazu verwenden wir den folgenden Ausdruck:

00\/0000

Diesen tragen wir im Tabellenentwurf wie in Bild 1 für die Eigenschaft Eingabeformat ein. Die 0 sorgt dafür, dass der Benutzer nur verpflichtende Zahlenwerte eintragen kann, die Kombination aus Backslash und Schrägstrich (\/) sorgt dafür, dass der Schrägstrich als Literal ausgegeben wird.

Formular-Entwurf unseres Beispielformulars

Bild 1: Formular-Entwurf unseres Beispielformulars

Bei der Eingabe sieht das Eingabeformat dann wie in Bild 2 aus. Versucht der Benutzer, hier ein anderes Zeichen als eine Zahl einzugeben, gelingt dies nicht und es ertönt ein aktustisches Signal.

Eingabe mit Eingabeformat

Bild 2: Eingabe mit Eingabeformat

Wenn der Benutzer hingegen versucht, eine Abkürzung zu wählen und beispielsweise 1/18 eingeben will, erscheint eine entsprechende Meldung (siehe Bild 3). Diese Meldung könnte man gegebenenfalls noch optimieren, denn der Benutzer weiß vermutlich nichts mit dem Ausdruck 00\/0000 anzufangen.

Meldung bei Verletzung des Eingabeformats

Bild 3: Meldung bei Verletzung des Eingabeformats

Platzhalterzeichen anpassen

Im Beispiel haben Sie nun gesehen, dass Access den Unterstrich als Platzhalterzeichen verwendet. Dies können Sie auch anpassen und etwa das Leerzeichen, einen Bindestrich oder andere Zeichen als Platzhalterzeichen angeben. Dazu müssen Sie das gewünschte Zeichen nur in Anführungszeichen als dritten Parameter für die Eigenschaft Eingabeformat angeben. Wenn Sie etwa das Minuszeichen nutzen wollen, nutzen Sie also diesen Ausdruck:

00\/0000;;"-"

Die einzelnen Parameter trennen Sie in den Eigenschaften von Tabellen, Abfragen und Formularen durch Semikola voneinander.

Der zweite Parameter: Literale speichern oder nicht?

Da wir weiter oben den dritten Parameter vorgestellt haben, fragen Sie sich nun vielleicht, was der zweite Parameter für eine Aufgabe hat. Das ist leicht zu beantworten: Dieser legt fest, ob die eingegebenen Daten mit oder ohne die durch das Eingabeformat vorgegebenen Literale gespeichert werden sollen. Wir legen dazu noch ein weiteres Feld namens HaltBarBisOhne an. Für das Feld HaltbarBis geben wir nun folgendes Format an (der Wert 0 entspricht dem Standardwert):

00\/0000;0;"-"

Für das Feld HaltbarBisOhne nutzen wir dieses Eingabeformat:

00\/0000;-1;"-"

Wenn wir nun in die Datenblattansicht wechseln und Daten für beide Felder eingeben, sehen die Ergebnisse nach wie vor gleich aus (siehe Bild 4). Wie aber finden wir nun heraus, welche Werte tatsächlich – unabhängig vom verwendeten Eingabeformat – in der Tabelle gespeichert wurden? Dabei hilft uns die gute alte DLookup-Funktion. Für das Feld HaltbarBis erhalten wir das folgende Ergebnis:

Das Eingabeformat sieht gleich aus, egal ob die Literale gespeichert werden oder nicht

Bild 4: Das Eingabeformat sieht gleich aus, egal ob die Literale gespeichert werden oder nicht

DLookup("HaltbarBis", "tblArtikel")

01/2018

Für HaltBarBisOhne erhalten wir folgendes Resultat:

DLookup("HaltbarBisOhne", "tblArtikel")

012018

Wenn Sie also nur die tatsächlichen Werte speichern wollen, verwenden Sie den Wert -1 als zweiten Parameter.

Assistent zum Eingeben von Eingabeformaten

Wie für viele andere Eigenschaften bietet Access auch für das Eingabeformat einen Assistenten an. Diesen öffnen Sie, indem Sie die Eingabeformat-Eigenschaft markieren und dann auf die Schaltfläche mit den drei Punkten klicken. Es erscheint dann der Dialog aus Bild 5.

Assistent zum Definieren von Eingabeformaten

Bild 5: Assistent zum Definieren von Eingabeformaten

Hier können Sie eines von mehreren vordefinierten Eingabeformaten auswählen und dieses ausprobieren, indem Sie Daten in das Feld darunter eingeben – wie im Bild am Beispiel der Postleitzahl.

Wenn Sie sich für ein passendes Eingabeformat entschieden haben, klicken Sie auf Weiter. Auf der zweiten Seite des Dialogs können Sie das Eingabeformat nun anpassen und nochmals testen. Hier haben Sie auch die Möglichkeit, das Platzhalterzeichen einzustellen (siehe Bild 6).

Anpassen des Eingabeformats

Bild 6: Anpassen des Eingabeformats

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