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Etiketten drucken per Assistent

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Weihnachten steht vor der und Tür, und Sie möchten an Verwandtschaft und Freunde oder Geschäftspartner Grußbriefe versenden. Die Adressaten hatten Sie bereits in einer Access-Tabelle verewigt. Einfacher, als Couverts direkt mit Adressen zu beschriften, lassen sie diese auf Etiketten aufbringen. Zum Glück stellt Access einen Etikettenassistenten bereit, der Ihnen das manuelle Erstellen eines Etikettenberichts abnimmt. Doch leider legt der Ihnen einige Stolpersteine in den Weg...

Beispieldatenbank

Die Beispiele dieses Artikels finden Sie in der Datenbank 1410_Etiketten.mdb.

Im Online-Handel haben Sie ein passendes Produkt erworben, das für Adressen geeignet erscheint, wie auch die Information Geeignet für Internetmarke auf der Verpackung suggeriert (Bild 1).

Bedruckbare Etiketten

Bild 1: Bedruckbare Etiketten

Breite und Höhe der Etiketten sind groß genug, um bei lesbaren Schriftgrößen auch längliche Adressdaten aufzunehmen. Machen Sie sich an die Aufgabe, die Daten aus der Tabelle auf die Etiketten zu transferieren.

Der Etiketten Assistent

ist ein Tool, das dialoggeführt einen Access-Bericht erstellt, welcher die Daten einer Tabelle oder Abfrage so gruppiert und in ein Spaltenlayout bringt, dass beliebige Etiketten damit bedruckt werden können. Sie finden ihn unter Access 2003 über Bericht|Neu...|Etikettenassistent und ab Access 2007 im Ribbon über Erstellen|Etikettenassistent. Im ersten Fall wählen Sie aus dem Kombinationsfeld den Namen einer Tabelle oder Abfrage aus (siehe Bild 2), deren Daten im Bericht erscheinen sollen, im zweiten muss vor dem Klick auf die Ribbon-Schaltfläche bereits eine Tabelle oder Abfrage im Navigationsbereich markiert worden sein.

Start des Assistenten (A2003)

Bild 2: Start des Assistenten (A2003)

Der weitere Verlauf der Dialogführung entspricht sich dann in allen Access-Versionen.

Zunächst werden Sie aufgefordert aus der Liste verfügbarer Etikettvorlagen dasjenige Produkt auszuwählen, welches Sie erworben hatten, wobei als Erstes der Hersteller angegeben wird.

Danach filtert sich die Liste der Formate alphabetisch mit den Namen der Formate des Herstellers. Mit der Vorahnung, dass Microsoft die Liste wohl kaum immer der aktuellen Marktlage anpasst, machen Sie sich auf die Suche nach dem Produkt Herma 4453 (Bild 3). Fehlanzeige! Was nun? Entweder treten Sie ihr erworbenes Produkt in die Tonne, oder Sie suchen in der Liste auch unter anderen Herstellern nach Etiketten, die die gleichen Abmessungen aufweisen.

Auswahl eines Etikettenprodukts im Assistenten

Bild 3: Auswahl eines Etikettenprodukts im Assistenten

Dies indessen ist ein mühseliges und von wenig Erfolg gekröntes Unterfangen. Denn neben Breite und Höhe der Etiketten spielen auch der Abstand zwischen den Etiketten, sowie der Seitenrand der Vorlage, eine Rolle. Gottlob hat Microsoft diesen Umstand ins Kalkül gezogen und stellt die Möglichkeit bereit, ein neues Format zu fabrizieren. Versuchen wir das im Folgenden.

Etiketten anpassen

Es ist ist im Assistenten scheinbar keine Möglichkeit vorgesehen, ein Etikett von Grund auf neu zu erstellen. Stattdessen muss erst ein bestehendes Format ausgewählt und anschließend verändert werden.

Das neue Format kann man dann unter eigenem Namen abspeichern. Bevor sie nun alle verfügbaren Formate nach ihrem Produkt möglichst ähnlichen Abmessungen scannen, hier gleich der Hinweis, dass es völlig irrelevant ist, was Sie nehmen – die Formatabmessungen müssen eh alle komplett neu eingestellt werden. Der Klick auf den Button Anpassen... führt zum Dialog in Bild 4. Nun präsentiert sich doch noch ein Button mit der Aufschrift Neu..., der zum Fenster in Bild 5 führt, in das in Textfelder – hier mit A bis H beschriftet – die neuen Abmessungen eingetragen werden können.

Grafischer Dialog zur Eingabe der Etikettabmessungen

Bild 4: Grafischer Dialog zur Eingabe der Etikettabmessungen

Neues Etikettformat anlegen

Bild 5: Neues Etikettformat anlegen

Fehlen nur noch die korrekten Zahlen für Ihr Format. In der Regel müssen Sie nicht Ihr Geodreieck hervorkramen, um von einem Etikettenblatt des Produkts alle Abmessungen abzulesen, denn auf den Seiten der Hersteller lassen sich Vorlagen mit den gesuchten Angaben herunterladen. Teilweise liegen den Paketen auch Einleger bei, auf denen die Maße aufgedruckt sind.

Für unsere Herma-Etiketten gibt es ein downloadbares PDF, welches ausweist, dass die Breite der Etiketten 7 cm, ihre Höhe 3,6 cm und die Zellabstände jeweils 0 betragen. Oben und unten existiert ein Rand von 4,5 mm und links und rechts fehlen Seitenränder völlig. In das Dialogfenster tragen Sie nun alle Angaben in cm ein, vergeben dem Etikett einen Namen und beenden es dann über OK.

Die Welt wäre schön, wenn es damit getan wäre! Denn Access konfrontiert Sie nun mit der Nachfrage, ob es die Seitenränder korrigieren soll, weil das Format so nicht gedruckt werden könne. Bejahen Sie diese Nachfrage, so setzt Access die Seitenränder links und rechts, sowie oben (C, D, E), auf Werte, die es von Ihrem Standarddrucker erhalten hat – kein einfacher gängiger Drucker kann ohne Seitenränder drucken.

So klug Access hier zu sein scheint, so sinnlos ist dieses Unternehmen zugleich. Denn mit den so modifizierten Rändern werden die Adressen nun mal nicht korrekt in die Etikettzellen wandern. Das Layout wäre komplett korrumpiert. Erste Regel wäre hier also, die Nachfrage von Access mit Nein zu beantworten.

Es speichert Ihre Angaben dann unverändert und kehrt zum Dialog aus Bild 4 zurück. in dem nun der Name der neuen Vorlage erscheint. Nach Schließen des Fensters ist das Format in die Liste der Etiketten aufgenommen, wird dort allerdings zunächst nicht angezeigt, da es keinem Hersteller zugeordnet ist. Sie müssen erst ein Häkchen auf Benutzerdefinierte Etikettgrößen anzeigen setzen, um es für die nächsten Schritte auswählen zu können (Bild 6).

Benutzerdefiniertes Etikettformat in der Auswahl des Assistenten

Bild 6: Benutzerdefiniertes Etikettformat in der Auswahl des Assistenten

Datenquelle einstellen

Über die Schaltfläche Weiter > nähern wir uns der Auswahl der Daten für die Etiketten. Zuvor möchte Access jedoch noch wissen, welche Schrift zur Anwendung kommen soll. Sie können sich hier nach Belieben austoben, jedoch im Hinterkopf behalten, dass für ein Adressetikett eine Schriftgröße von mehr als 12 Punkt ein Risiko darstellt. Straßen- oder Ortsnamen samt Nummern oder Postleitzahlen dürfen nicht breiter, als maximal 6 cm werden, wenn, wie in Bild 5, als linker Rand 1 cm eingestellt ist.

Wenn Sie nun Weiter schalten, befinden Sie sich bereits in der Dialogmaske zum Anlegen der Datenfelder (Bild 7). In der Beispieldatenbank wurde als Datenquelle des Assistenten die Tabelle tblStammdaten verwendet, die, so sie sie in Augenschein nehmen, offenbar alle benötigten Felder enthält.

Konfigurieren der Datenfelder für den Etikettenbericht

Bild 7: Konfigurieren der Datenfelder für den Etikettenbericht

Der Dialog funktioniert so: Markieren Sie links ein Feld und klicken auf den Pfeil-Button rechts. Das Feld wird in das Layout-Fenster rechts übernommen. Wiederholen Sie das für alle benötigten Felder.

Der Clou ist, dass das Layout-Feld ähnlich wie eine Textverarbeitung arbeitet. Zwischen die Datenfelder in geschweiften Klammern können Leerzeichen oder andere Zeichen untergebracht und Zeilenumbrüche gemacht werden. Selbst zusätzliche Zeilen mit beliebigem Text lassen sich einfügen.

Das Layout in Bild 7 entspricht wohl dem Standard für Adressen. Anrede, Vorname und Nachname sind durch Leerzeichen getrennt. Ebenso Straße und Nummer, sowie Postleitzahl und Ort.

Was Access letztendlich aus diesen Angaben macht, sehen Sie schon Mal in Bild 8. Es generiert für jede Zeile jeweils ein Textfeld im Bericht, das als Inhalt eine String-verknüpfte Formel mit den beteiligten Datenfeldern enthält. Es kümmert sich über die Funktion Glätten (in VBA: Trim) sogar darum, dass überflüssige Leerzeichen entfernt werden.

Layout des fertigen Berichts

Bild 8: Layout des fertigen Berichts

Doch bevor Sie zum fertigen Berichtsentwurf kommen, möchte der Assistent noch wissen, in welcher Weise die Daten sortiert und gruppiert werden sollen. Sie können ein oder mehrere Datenfelder bestimmen, nach denen die Etiketten später sortiert ausgegeben werden (Bild 9).

Sortierreihenfolge für die Etikettenausgabe

Bild 9: Sortierreihenfolge für die Etikettenausgabe

Eigentlich würde es ja reichen, wenn diese Angaben im Eigenschaftenfeld Sortiert nach des Berichts erscheinen würden, da es für eine Gruppierung keinen Grund gibt – die Etiketten erscheinen ja seriell.

Da eine Gruppierung aber automatisch auch eine Sortierung nach sich zieht, ist Microsoft diesen Weg gegangen, der später die Möglichkeit offen lässt, etwa für Postleitzahlenbereiche neue Etikettenseiten zu erzeugen (Gruppierungsfunktion Neue Seite vor Bereich).

Der Dialog zur Sortierung ist der letzte des Etikettenassistenten. Sie werden zum Abschluss nur noch gefragt, ob Sie den generierten Bericht in der Entwurfsansicht oder der Seitenansicht öffnen wollen.

Der Name des Berichts lautet automatisch immer Etiketten [Name der Datenherkunft], also im Beispiel Etiketten tblStammdaten. Der Bericht wird auch dann unter diesem Namen gespeichert, wenn Sie ihn zunächst im Entwurf öffnen.

Dem Versand der Weihnachtspost sollte nun nichts mehr im Wege stehen. Doch öffnen Sie den generierten Bericht in der Seitenansicht, werden Sie ernüchtert feststellen, dass das Ergebnis in mehrerer Hinsicht nicht den Erwartungen entspricht: Statt Ort, Land und Anrede finden sich die IDs der entsprechenden verknüpften Tabellenfelder auf den Etiketten.

Und schlimmer als dies, hat Access wieder die Seitenränder vergrößert und damit das Layout vermasselt (siehe Bild 11).

Der

Bild 10: Der "fertige" vom Assistenten generierte Bericht

Zwar erfolgt auch hier wieder Hinweis, dass Inhalte des Berichts in nichtbedruckbare Bereiche das DIN-A4-Blatts fallen, Access fragt aber erst gar nicht nach, ob man das Modifizieren der Ränder zulassen möchte.

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