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Farbige und vom Wert abhängige Formatierung

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Datenblätter kommen unter Access recht farblos daher. Sie können zwar global für alle Spalten und Zeilen eine andere Schrift- oder Hintergrundfarbe einstellen, aber nicht für eine einzelne Spalte. Genau dies ermöglicht jedoch die Format-Eigenschaft – und nicht nur das: Sie können damit sogar positive und negative Zahlenwerte gesondert hervorheben oder auch Nullwerte markieren. Und damit lassen sich richtig praktische Dinge basteln, wie etwa die Anzeige eines Platzhalters wie für Pflichtfelder eines Formulars.

Beispieldatenbank

Die Beispiele dieses Artikels finden Sie in der Datenbank 1204_FarbigeFormatierung.mdb.

Farbige Spalten

Sollten Sie einmal den Wunsch verspüren, ein Datenblatt ähnlich farbig wie in Bild 1 zu gestalten, brauchen Sie gar nicht viel zu erledigen. Sie müssen nur die Format-Eigenschaft des jeweiligen Feldes im Tabellenentwurf entsprechend zu ändern (siehe Bild 2).

Datenblatt mit verschiedenen Farben

Bild 1: Datenblatt mit verschiedenen Farben

Format für eine farbige Spalte

Bild 2: Format für eine farbige Spalte

Für die blauen Artikelnamen reicht beispielsweise der folgende Ausdruck:

@[Blau]

Die grünen Artikelpreise erhalten Sie mit diesem Ausdruck:

0,00[Grün] €

Der rote Mehrwertsteuersatz schließlich wird so formatiert:

0[Rot] %

Sie erkennen an diesen Beispielen bereits, dass Sie nur eine in eckigen Klammern eingefasste Bezeichnung der gewünschten Farbe eingeben müssen. Dabei gibt es allerdings nur wenig Auswahl, nämlich Schwarz, Rot, Grün, Gelb, Blau, Magenta, Zyan und Weiß.

Ein wichtiger Faktor ist, dass Sie unbedingt die entsprechenden Platzhalter für die tatsächlichen Werte eintragen. Für ein Tabellenfeld mit dem Datentyp Text reicht dabei die Angabe des @-Zeichens aus. Zahlenformate hingegen müssen explizit angegeben werden, also zum Beispiel mit 0,00. Weitere Informationen zu den möglichen Platzhaltern finden Sie im Artikel Die Format-Funktion.

Es gibt noch eine weitere Besonderheit: Die Farbzuweisung funktioniert nicht mit benannten Formaten zusammen. Wenn Sie also etwa Datum, lang verwenden, um das Datum mit Tag und ausgeschriebenem Monat auszugeben, wird die Angabe einer Farbe ignoriert. In diesem Fall müssen Sie den Ausdruck selbst zusammenstellen, also beispielsweise so:

tttt", "t. mmmm jjjj[Magenta]

Übrigens ist es egal, an welcher Stelle Sie die Farbe eintragen – Sie können diese sogar mitten im Ausdruck platzieren:

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