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Kommunikationsdaten als Bericht

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Wie Sie Kommunikationsdaten wie Telefon- und Faxnummern oder E-Mail-Adressen komfortabel verwalten, haben Sie bereits im Artikel Kommunikationsdaten im Griff in Ausgabe 2/2012 erfahren. Nun wollen wir diese Daten aufgreifen und sie in einem Bericht ausgeben. Klar: Heutzutage hat man normalerweise alle Telefonnummern im Handy gespeichert und wählte diese direkt an. Es gibt aber sicher noch viele Menschen, die gern eine Telefonliste auf dem Schreibtisch liegen haben.

Beispieldatenbank

Die Beispiele dieses Artikels finden Sie in der Datenbank 1511_Kommunikationsdatenbericht.accdb.

Ausgangsdaten

Die Beispieldatenbank enthält die Tabellen aus Bild 1. Neben der Tabelle tblKunden, die über das Fremdschlüsselfeld AnredeID mit der Tabelle tblAnreden verknüpft ist, gibt es zwei weitere Tabellen, die für uns interessant sind.

Beziehungslayout der Beispieldatenbank

Bild 1: Beziehungslayout der Beispieldatenbank

Die erste heißt tblKommunikationsarten und enthält alle möglichen Kommunikationsarten wie Telefon dienstlich, Telefax dienstlich, Mobil privat und so weiter (siehe Bild 2).

Daten der Tabelle tblKommunikationsarten

Bild 2: Daten der Tabelle tblKommunikationsarten

Die zweite Tabelle heißt tblKommunikationsdetails und verknüpft die Kunden aus der Tabelle tblKunden mit den Datensätzen der Tabelle tblKommunikationsdetails.

Sie dient also als Verknüpfungstabelle für eine m:n-Beziehung zwischen Kunden und Kommunikationsdaten und steuert noch Detaildaten zu jeder Verknüpfung bei – wie etwa die Telefonnummer oder Mailadresse (siehe Bild 3).

Daten der Tabelle tblKommunikationsdetails

Bild 3: Daten der Tabelle tblKommunikationsdetails

Bericht erstellen

Der Bericht zur Darstellung der Kommunikationsdaten soll Daten aus allen im Datenmodell enthaltenen Tabellen außer der Tabelle tblAnreden anzeigen. Dazu gehören Vorname, Nachname, Kommunikationsdetail und Kommunikationsart. Also stellen wir zunächst eine entsprechende Datenherkunft in Form einer Abfrage zusammen, die wie in Bild 4 aussieht und die wie unter dem Namen qryKommunikationsdaten speichern.

Entwurf der Datenherkunft des Berichts

Bild 4: Entwurf der Datenherkunft des Berichts

Nun können wir bereits den Bericht erstellen und diesen unter dem Namen rptKommunikationsdaten speichern. Dem Bericht weisen Sie dann für die Eigenschaft Datensatzquelle die soeben erstellte Abfrage qryKommunikationsdaten zu (siehe Bild 5).

Zuweisen der Datenherkunft an den Bericht

Bild 5: Zuweisen der Datenherkunft an den Bericht

Danach wollen wir uns Schritt für Schritt dem perfekten Kommunikationsdaten-Bericht annähern. Als Erstes tragen wir im Detailbereich einfach die benötigten Daten in tabellarischer Form ein – also die Felder Vorname, Nachname, Firma, Kommunikationsart und Kommunikationsdetail. Außerdem benötigen wir natürlich entsprechende Spaltenüberschriften. Wo sollen diese erscheinen? Am besten auf jeder Seite. Dann können wir den Berichtsbereich namens Seitenkopf für die Spaltenüberschriften nutzen.

Unter den moderneren Access-Versionen, also ab Version 2007, ziehen Sie die Felder einfach wie gewohnt aus der Feldliste in den Detailbereich des Formulars. Diese sind nun noch alle markiert (falls nicht, markieren Sie alle Steuerelemente durch Aufziehen eines entsprechenden Rahmens).

Tabellarisches Layout einrichten

Anschließend wechseln Sie im Ribbon zum Tab Anordnen. Dort finden Sie links in der Gruppe Tabelle die Schaltfläche Tabelle (siehe Bild 6).

Vorbereiten der Steuerelemente für das tabellarische Layout

Bild 6: Vorbereiten der Steuerelemente für das tabellarische Layout

Ein Klick auf diese Schaltfläche ordnet alle markierten Steuerelemente so an, dass die Bezeichnungsfelder als Spaltenköpfe in den Seitenkopf-Bereich verschoben werden. Die gebundenen Felder verbleiben im Detailbereich, werden dort aber ebenfalls nebeneinander angeordnet, und zwar genau unter den jeweiligen Bezeichnungsfeldern. Der Clou ist, dass Sie nun die Breite der Steuerelemente anpassen können und dabei die Bezeichnungsfelder ihre Breite entsprechend ändern. Die gebundenen Steuerelemente werden im Detailbereich gegebenenfalls etwas zu weit unten angeordnet. Wenn Sie diese en bloc nach oben verschieben wollen, markieren Sie einfach nur diese Steuerelemente. Ziehen Sie dann an der oberen Markierung eines der Steuerelemente nach oben und vergrößern Sie so die Höhe, bis der gewünschte Abstand zum oberen Rand des Detailbereichs erreicht ist. Dann ziehen Sie den unteren Rand nach oben, bis Sie die vorherige Höhe wieder hergestellt haben (siehe Bild 7).

Felder der Datenherkunft im tabellarischen Layout

Bild 7: Felder der Datenherkunft im tabellarischen Layout

Optische Anpassungen

Wenn Sie nun in die Seitenansicht wechseln, erhalten Sie den Bericht aus Bild 8. Hier fallen zunächst die alternierende Hintergrundfarbe und die Rahmen um die einzelnen Steuerelemente negativ auf. Kein Problem: Um die Rahmen zu entfernen, wechseln Sie in die Entwurfsansicht, markieren mit Strg + A alle Steuerelemente und stellen die Eigenschaft Rahmenart auf Transparent ein. Um die Hintergrundfarbe komplett weiß zu halten, markieren Sie den Detailbereich und stellen die Eigenschaft Alternative Hintergrundfarbe auf den Wert der Eigenschaft Hintergrundfarbe ein (beispielsweise Hintergrundfarbe 1).

Erster Blick auf die Seitenansicht

Bild 8: Erster Blick auf die Seitenansicht

Außerdem sind die Spaltenbreiten noch nicht optimiert. Dies ändern wir am einfachsten in der Layoutansicht (ab Access 2007 verfügbar). Hier stellen wir zunächst die Spaltenüberschrift Kommunikationsart auf den Text Kontakt unter: ein und leeren die Spaltenüberschrift für die Spalte Kommunikationsdetail. Außerdem passen Sie hier, da es nach wie vor ein Raster für die Anordnung der Steuerelemente gibt, durch Einstellen der Breite der Spaltenüberschrift oder eines der gebundenen Steuerelemente die Breite aller Steuerelemente dieser Spalte an. Das Ergebnis sieht dann etwa wie in Bild 9 aus.

Anpassen der Spaltenbreiten in der Layoutansicht

Bild 9: Anpassen der Spaltenbreiten in der Layoutansicht

Mehrfachnennungen ausblenden

Nun zeigt der Bericht die Daten erstens nicht nach Nachname und Vorname getrennt an und zweitens werden die übrigen Daten auch noch für jede Kommunikationsart wiederholt. Bei der Gelegenheit sollten wir auch noch die Spalten Nachname und Vorname vertauschen.

Wir kümmern uns zunächst um die Sortierung nach den Feldern Nachname und Vorname. Dies erreichen wir, indem wir unten im Bereich Gruppieren, Sortieren und Summe entsprechende Einträge hinzufügen. Als Erstes klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Sortierung hinzufügen und stellen als Sortierung Sortieren nach Nachname ein. Danach fügen Sie auf die gleiche Weise noch eine Sortierung nach dem Feld Vorname hinzu. Dies alles erledigen Sie, während sich der Bericht in der Layoutansicht befindet, sodass Sie die Änderungen gleich live beobachten können (siehe Bild 10).

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