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Mehrspaltige Berichte

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Daten landen meist in tabellarischer Form in Berichten (Ausnahmen wie Rechnungen et cetera bestägigen die Regel). Oft braucht eine solche Liste nicht annähernd die komplette Seitenbreite. Zum Glück bietet Access die Möglichkeit, Berichte mehrspaltig auszugeben. Dieser Artikel zeigt, wo Sie die Spaltenanzahl eines Berichts einstellen und was Sie beachten müssen, damit Ihre Daten genau nach Wunsch auf die verschiedenen Spalten aufgeteilt werden.

Beispieldatenbank

Die Beispiele dieses Artikels finden Sie in der Datenbank 1111_MehrspaltigeBerichte.mdb.

Spalte anlegen

Wenn Sie die Daten eines Berichts auf mehrere Spalten aufteilen möchten, müssen Sie die Breite des Berichts entsprechend anpassen. Während ein normaler Bericht die Breite des Zielmediums – also etwa eines DIN A4-Blatts – minus Seitenrändern einnimmt, ziehen Sie bei mehreren Spalten die Seitenränder ab und teilen die Breite dann durch die Anzahl der gewünschten Spalten.

Bei einer Breite von 21 Zentimetern und Seitenrändern von 2 Zentimetern bleiben also 17 Zentimeter übrig. Je nach Anzahl der Spalten müssen Sie aber auch noch den Zwischenraum zwischen den Spalten berücksichtigen. Wenn Sie also etwa zwei Spalten anlegen möchten, lassen Sie beispielsweise 0,5 Zentimeter Platz zwischen den Spalten und berücksichtigen für die Spaltenbreite jeweils 8,25 Zentimeter.

Seite einrichten

Die für die mehrspaltige Ansicht wichtigsten Eigenschaften finden sich interessanterweise nicht im herkömmlichen Eigenschaftsfenster, sondern in einem separaten Dialog. Diesen rufen Sie unter Access 2003 und älter mit dem Menübefehl Datei|Seite einrichten... und unter Access 2007 und jünger mit dem Ribbon-Eintrag Seite einrichten|Seitenlayout|Seite einrichten auf, der allerdings nur bei in der Entwurfsansicht geöffnetem Bericht angeboten wird (unter Access 2003 und älter reicht es, wenn der Bericht im Datenbankfenster markiert ist). Auf die Registerseite Spalten dieses Dialogs gelangen Sie ab Access 2007 auch über den Ribbon-Eintrag Seite einrichten|Seitenlayout|Spalten.

Der Dialog sieht wie in Bild 1 aus und bietet zunächst Steuerelemente zum Einstellen der Seitenränder des aktuellen Berichts an. Auf der zweiten Seite bietet sich die Möglichkeit, die Orientierung des Berichts einzustellen sowie die Größe des Papiers festzulegen. Außerdem geben Sie hier an, welcher Drucker zum Ausdrucken dieses Berichts verwendet werden soll (siehe Bild 2).

Einstellen der Seiten-Eigenschaften

Bild 1: Einstellen der Seiten-Eigenschaften

Weitere Seiteneigenschaften

Bild 2: Weitere Seiteneigenschaften

Die interessanten Eigenschaften finden sich schließlich auf der Registerseite Spalten (siehe Bild 3). Hier legen Sie zunächst fest, in wieviele Spalten der Bericht aufgeteilt werden soll.

Spalten-Einstellungen des Berichts

Bild 3: Spalten-Einstellungen des Berichts

Unser Beispielbericht soll einige Felder der Datensätze der Tabelle tblArtikel in zwei Spalten anzeigen. Dazu weisen Sie der Eigenschaft Datenherkunft des Berichts den Wert tblArtikel zu. Ziehen Sie dann einige Felder der Datenherkunft aus der Feldliste in den Detailbereich des Berichtsentwurfs und richten Sie diese wie inBild 4 aus.

Entwurfsansicht des zweispaltigen Berichts

Bild 4: Entwurfsansicht des zweispaltigen Berichts

Wichtig ist, dass die Summe aus Spaltenbreiten, Spaltenabständen und Seitenrändern nicht größer als die angegebene Seitenbreite wird, da sonst eine Meldung wie in Bild 5 erscheint. Richten Sie den Bericht also gleich in entsprechender Breite ein.

Diese Meldung erscheint, wenn der Bericht zu schmal für den anzuzeigenden Inhalt ist.

Bild 5: Diese Meldung erscheint, wenn der Bericht zu schmal für den anzuzeigenden Inhalt ist.

Spaltenlayout festlegen

Im Bereich Spaltenlayout des Dialogs Seite einrichten legen Sie fest, ob zunächst die erste Spalte von oben nach unten mit Datensätzen gefüllt wird und erst dann die zweite Spalte begonnen wird oder ob immer jeweils eine Zeile gefüllt werden soll, bevor weitere Datensätze in der folgenden Zeile landen.

In den meisten Fällen ist die erste Variante angezeigt. Wenn Sie beispielsweise nach dem Alphabet sortierte Artikel oder Adressen ausgeben, können Sie diese einfacher von oben nach unten und erst dann von links nach rechts durchsehen als umgekehrt.

Das Ergebnis dieses Berichtsentwurfs in der Seitenansicht finden Sie in Bild 6.

Der zweispaltige Bericht in der Seitenansicht

Bild 6: Der zweispaltige Bericht in der Seitenansicht

Seiten-/Berichtskopf über die gesamte Breite

Wenn Sie dem Bericht nun einen Seitenkopf hinzufügen, der über die gesamte Breite eine Überschrift anzeigen soll, können Sie das im Entwurf ohne Probleme bewerkstelligen – dies sieht schließlich wie in Bild 7 aus. Allein beim Wechsel in die Seitenansicht (und natürlich auch vor dem Drucken) wird wiederum die Meldung angezeigt, die darauf hinweist, dass der Bericht zu schmal für die anzuzeigenden Daten sei. Außerdem wird die erste Spalte mit der gleichen Breite angezeigt wie der komplette Bericht – und dadurch rutscht die zweite Spalte soweit nach rechts, dass diese nicht mehr komplett sichtbar ist (siehe Bild 8).

Die Überlänge der Überschrift wird mit einer Meldung quittiert, aber die Überschrift erscheint wie gewünscht.

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