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Navigationsbereiche gestalten

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Ab Access 2007 wurde das Datenbankfenster zur Anzeige der Objekte einer Datenbank durch den Navigationsbereich ersetzt. War jenes eigentlich ausschließlich für den Entwickler bestimmt, sollte das Navigationsfenster auch für den Datenbankbenutzer von Nutzen sein. Wie dieser entsprechend angepasst werden kann, beleuchten wir in diesem Beitrag.

Beispieldatenbank

Die Beispiele dieses Artikels finden Sie in der Datenbank 1502_Navigation.accdb

Navigationsbereich

Ob der Navigationsbereich für den Entwickler wirklich von Gewinn ist, darüber gehen die Meinungen auseinander. Da hier eine nur eindimensionale Liste vorliegt, während die des Datenbankfensters von Access 2003 noch zweidimensional war, geht im Vergleich bei umfangreichen Datenbanken etwas die Übersicht verloren. Die Such-, Filter- und Gruppierungsfunktionen machen das andererseits teilweise wett. Was dem Entwickler vielleicht ein Dorn im Auge ist, kann jedoch für den Anwender der Datenbank eine nützliche Angelegenheit sein, denn das alte Datenbankfenster eignete sich nun wirklich nicht als Bedienoberfläche. Switchboards, Menüs oder andere Elemente wurden für die Navigation herangezogen.

In den neueren Access-Versionen lässt sich stattdessen das Ribbon verwenden, oder auch ein angepasster Navigationsbereich, beziehungsweise eine Kombination beider. Um die Anpassungen vornehmen zu können, sollte man sich zunächst mit den Grundelementen des Navigationsfensters vertraut machen. Bild 1 zeigt es für die Beispieldatenbank, die übrigens lediglich eine Kopie der für die Ausgabe 12/2014 zum Thema Diagramme in Formularen und Berichten verwandten ist.

Datenbanknavigationsfenster

Bild 1: Datenbanknavigationsfenster

Zuoberst finden Sie den Kategorietitel Alle Access-Objekte der Navigation. Über den Pfeilbutton können Sie eine andere Kategorie auswählen. Access definiert hier grundsätzlich einige Kategorien vor, die aber durch eigene erweitert werden können. Darunter lässt sich über das Textfeld Suche die Liste filtern, wobei dies über Teilausdrücke funktioniert – also quasi eine *LIKE*-Filterung. Daran schließt sich die eigentliche Liste der Objekte an, die wiederum in Gruppen gegliedert ist. Anzahl, Titel und Inhalt der Gruppen lassen sich ebenfalls erweitern und anpassen. Die Gruppen können aus- und zugeklappt, über die Optionen aber auch einzeln komplett ausgeblendet werden.

Alle Elemente des Navigationsbereichs weisen ein Kontextmenü auf. Ein Rechtsklick auf die Kategorieleiste bringt ein Menü hervor, über das der Anzeigemodus der Objektliste eingestellt wird. So lässt sich hier die Sortierung festlegen – etwa nach Name, Typ oder Erstell- und Änderungsdatum –, oder die Gestalt der Objekteinträge. Meist wird man es bei der Einstellung Liste belassen, denn die anderen Modi Symbol und Details vergeuden doch etwas sehr viel Raum.

Anpassung vornehmen

Eigene Anpassungen erfolgen über den Aufruf der Navigationsoptionen... des Kontextmenüs (Bild 2). Das ruft ein Dialogfenster auf den Plan, der Steuerzentrale für das Navigationsfenster. In jungfräulichem Zustand präsentiert es sich wie in Bild 3. Im linken Listenfeld sind die Kategorien zu sehen, wobei die vordefinierte Kategorie Objekttyp sich weder modifizieren, noch löschen lässt. Über die Schaltfläche Element hinzufügen können Sie jedoch neue Kategorien anlegen. Sobald Sie eine Kategorie markieren, ändert sich der Inhalt des rechten Listenfelds, welche die zu dieser Kategorie gehörigen Gruppen darbietet. Für eigene Kategorien sind dann auch die Schaltflächen zum Erstellen oder Ändern neuer Gruppen aktiv.

Kontextmenü des Navigationsbereichs (Titelleiste)

Bild 2: Kontextmenü des Navigationsbereichs (Titelleiste)

Dialog Navigationsoptionen zur Steuerung des Navigationsbereichs

Bild 3: Dialog Navigationsoptionen zur Steuerung des Navigationsbereichs

Wie möchten wir nun den Navigationsbereich neu gestalten? Es hängt davon ab, welches Ziel Ihnen vor Augen schwebt. Als Entwickler werden Sie eine möglichst funktionelle Struktur anstreben. So könnten Sie etwa alle Elemente, die mit Bestellungen zu tun haben, in eine Kategorie Bestellungen nehmen und diese wiederum in Gruppen, wie Bestellformulare und Bestellabfragen untergliedern. So haben Sie alle zu Bestellungen gehörigen Elemente übersichtlich im Blick. Mit Kundenelementen könnten Sie analog verfahren.

Soll der Navigationsbereich jedoch für den Endanwender gestaltet sein, so möchten Sie wahrscheinlich Elemente, wie Abfragen, Unterformulare, Module, oder Systemobjekte ausblenden und nur jene anzeigen lassen, die direkt aufgerufen werden sollen. Wie auch immer, das Vorgehen ist in beiden Fällen gleich, so dass die folgenden Ausführungen grundsätzlich gelten. Anhand eines Beispiels möchten wir Formulare und Berichte als neue Kategorie definieren und für Systemtabellen ebenfalls eine eigene Kategorie einrichten.

Neue Kategorien und Gruppen

Klicken Sie auf Element hinzufügen, um eine neue Kategorie zu erstellen. Im Listenfeld entsteht eine neue Zeile, deren Bezeichnung Sie gleich editieren können. Verwenden Sie Formulare und Berichte. Im rechten Listenfeld findet sich nun immer der Eintrag Nicht zugewiesene Objekte. Wofür es diesen gibt und warum er zunächst immer markiert ist, sehen wir gleich noch bei der Zuordnung von Datenbankobjekten zu den Gruppen. Erstellen Sie jetzt aber erst die zwei neuen Gruppen Formular und Bericht über den Button Gruppe hinzufügen. Danach sollte der Dialog etwa so aussehen, wie in Bild 4. Nachdem Sie ihn schließen, finden Sie die neue Kategorie und deren Gruppen nach einem Klick auf die Kategorieleiste des Navigationsfensters im Menü aufgenommen (siehe Bild 5).

Neu eingerichtete Kategorie und Gruppen in den Navigationsoptionen

Bild 4: Neu eingerichtete Kategorie und Gruppen in den Navigationsoptionen

Menü des Navigtionsbereichs

Bild 5: Menü des Navigtionsbereichs

Nun geht es an die Zuordnung der Datenbankobjekte zu den neuen Gruppen. Das geschieht einfach per Drag&Drop, indem Sie die gefragten Objekte in der Liste markieren und auf eine der Gruppen ziehen. Und hier wird deutlich, warum Sie dafür die Gruppe Nicht zugewiesene Objekte benötigen: In ihr sind alle Objekte versammelt, die noch keiner eigenen Gruppe hinzugefügt wurden. Markieren Sie hier alle Formulare der Datenbank und ziehen Sie sie auf die Gruppe Formular. Verfahren Sie ebenso mit dem einen Bericht der Datenbank.

Wie Sie eine neue Kategorie Systemtabellen anlegen, wissen Sie nun schon. Leider kann man einer Kategorie keine Objekte hinzufügen, wenn sie nicht auch eine Gruppe enthält. Also benennen Sie eine neue Gruppe für diese Kategorie ebenfalls Systemtabellen. Lassen Sie die Option Systemobjekte anzeigen und Ausgeblendete Objekte anzeigen im Optionendialog aktiviert (siehe oben). Ziehen Sie danach alle Tabellen, die ausgegraut sind und mit der Bezeichnung MSys beginnen, aus den Nicht zugewiesenen Objekten in die neue Gruppe.

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