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Recordsets in der Datenblattansicht

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Recordsets sind ein elementarer Bestandteil beim Umgang mit Daten in Access. Ein Recordset, zu deutsch Datensatzgruppe, enthält einen oder mehrere Datensätze. Ein Datensatz entspricht etwa der Zeile einer Tabelle, kann aber auch eine Zeile eines Abfrageergebnisses enthalten. Recordsets liefern die Daten für die Anzeige in Formularen und Berichten und in Steuerelementen wie dem Kombinationsfeld oder dem Listenfeld. Die Datenblattansicht von Tabellen, Abfragen oder auch in Formularen liefert ein gutes Abbild einer Datensatzgruppe. Dieser Artikel vermittelt Begriffe und grundlegenden Techniken für den Einsatz von Recordsets in der Datenblattansicht.

Recordsets im Datenblatt

Für die Anzeige der Daten einer Tabelle oder eines Abfrageergebnisses in einem Datenblatt ist ein Recordset verantwortlich. Ein Recordset besteht aus einem oder mehreren Datensätzen, kann aber auch keinen Datensatz enthalten – ein leeres Recordset erhalten Sie beispielsweise, wenn Sie eine Abfrage ausführen, die keine passenden Datensätze findet.

Ein Beispiel zeigt Bild 1. Die Datenblattansicht ist ein hervorragendes Mittel, um direkt mit den Daten eines Recordsets zu arbeiten. Eine Zeile der Datensatzgruppe entspricht dabei einem Record, also einem Datensatz. Der aktuelle Datensatz wird dabei immer optisch hervorgehoben – hier ist es der Datensatz mit dem Wert 74 im Feld ArtikelID. Das bedeutet allerdings nicht unbedingt, dass dies auch der 74. Datensatz ist – die Werte des Feldes ArtikelID müssen nicht unbedingt durchnummeriert sein.

Ein Recordset in der Datenblattansicht einer Tabelle

Bild 1: Ein Recordset in der Datenblattansicht einer Tabelle

Datensatzzeiger

Um den aktuellen Datensatz zu kennzeichnen, gibt es den sogenannten Datensatzzeiger. Diesen können Sie bewegen, um anderen Datensätze als den zur Zeit markierten zum aktuellen Datensatz zu machen. Das geht in der Datenblattansicht auf verschiedene Arten: Sie können einfach mit der Maus auf einen anderen Datensatz klicken oder auch mit den Steuerelementen der Navigationsleiste im unteren Bereich des Datenblatts durch die Datensätze navigieren. Auch das Löschen eines Datensatzes führt dazu, dass ein anderer Datensatz zum aktuellen Datensatz wird.

Die Position des Datensatzzeigers können Sie unten im Navigationsbereich ablesen. Bei älteren Access-Versionen erscheint dort ein Pfeil, bei neueren Versionen wird das entsprechende Kästchen farbig markiert (siehe Bild 3). Die Nummerierung der Datensätze beginnt dabei mit Eins und erfolgt immer durchlaufend – abhängig von der jeweiligen Sortierung. Dabei wird immer die Position des Datensatzes in der Datensatzgruppe wiedergegeben! Wenn die Datensätze nach dem Wert des Feldes ArtikelID sortiert sind, nimmt beispielsweise der Datensatz mit dem Wert 1 im Feld ArtikelID auch die erste Position ein. Sortiert man die Datensätze hingegen nach dem Feld Artikelname, findet sich der gleiche Datensatz möglicherweise an einer ganz anderen Stelle wieder.

Navigationsleiste mit Datensatznummer

Bild 2: Navigationsleiste mit Datensatznummer

Datensatz löschen

Im Datenblatt löschen Sie einen Datensatz, indem Sie den kompletten Datensatz durch einen Klick auf den sogenannten Datensatzmarkierer, also den grauen Bereich links von den Feldern, markieren und dann die Entfernen-Taste oder den entsprechenden Eintrag in der Symbolleiste/dem Ribbon oder dem Kontextmenü betätigen (siehe Bild 2).

Löschen eines Records

Bild 3: Löschen eines Records

Es reicht nicht, einfach nur die Einfügemarke in einem Feld des zu löschenden Datensatzes zu platzieren – damit löschen Sie höchstens Teile des jeweiligen Feldinhalts. Nach dem Löschen wird der Datensatzzeiger auf den folgenden Datensatz verschoben. Wurde der letzte Datensatz der Datensatzgruppe gelöscht, wird der Datensatzzeiger auf einen neuen, leeren Datensatz gesetzt.

Achtung: Das Löschen eines Datensatzes kann nicht rückgängig gemacht werden. Wenn Sie sich die Möglichkeit vorbehalten möchten, den Datensatz wieder herzustellen, sollten Sie diesen ausschneiden (zum Beispiel mit der Tastenkombination Strg + X).

Sie können diesen dann durch Anklicken des Datensatzmarkierers eines neuen Datensatzes und Betätigen der Tastenkombination Strg + C wieder einfügen. Allerdings wird bei dieser Methode ein neuer Wert im Primärschlüsselfeld vergeben, wenn dieses als Autowert ausgelegt wurde.

Felder im Datensatz

Jeder Datensatz enthält eines oder mehrere Felder. Die Felder besitzen einen Datentyp, der vorgibt, mit welcher Art von Daten das Feld gefüllt werden darf. Die Felder liegen in einer Auflistung vor, die in der Datenblattansicht durch Spalten repräsentiert wird.

Navigieren im Datenblatt

Die Navigationsleiste eines Datenblatts ermöglicht die folgenden Schritte, wobei diese auch mit entsprechenden Tastenkombinationen durchgeführt werden können:

  • Aktivieren des ersten Datensatzes (Strg + Pos1)
  • Aktivieren des vorherigen Datensatzes (Nach oben)
  • Aktivieren des folgenden Datensatzes (Nach unten)
  • Aktivieren des letzten Datensatzes (Strg + Ende)
  • Aktivieren eines neuen Datensatzes (Strg + +)
  • Aktivieren des Datensatzes mit einer bestimmten Nummer (Eingabe der Nummer in das Textfeld)
  • Zum nächsten Feld springen (Tabulator)
  • Zum vorherigen Feld springen (Umschalt + Tabulator)

Daten bearbeiten

Wenn das in der Datenblattansicht angezeigte Recordset aktualisierbar ist (dies ist nicht immer der Fall), können Sie die Daten direkt innerhalb dieser Ansicht bearbeiten.

Dazu klicken Sie einfach in das Feld, das Sie bearbeiten möchten und geben den gewünschten Wert ein beziehungsweise wählen diesen aus, wenn es sich um ein Kombinationsfeld handelt. Ist eines der Felder bearbeitet, erscheint im Datensatzmarkierer links ein Bearbeiten-Symbol (siehe Bild 4).

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