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Steuerelementlayouts mit Access 2007 und jünger

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Wenn Steuerelemente nebeneinander oder untereinander an einer Linie ausgerichtet werden sollen, ihre Größe anzugleichen ist oder die Reihenfolge angepasst werden soll, zog dies bis Access 2003 eine wahre Klickorgie nach sich. Mit Access 2007 hat Microsoft sogenannte Layouts eingeführt, mit denen Sie Steuerelemente zu Gruppen zusammenfassen und diese einfacher anpassen können. Dieser Artikel zeigt, welche Möglichkeiten diese Technik bietet.

Beispieldatenbank

Die Beispiele dieses Artikels finden Sie in der Datenbank 1303_Steuerelementlayouts.accdb.

Layouts – wo einsetzen?

Layouts setzen Sie in Formularen oder Berichten ein, wobei die Auswirkungen auf die Datenblattansicht nur marginal sind – dazu später mehr.

Ein Layout ist prinzipiell eine Schablone, die Sie über die gewünschten Steuerelemente stülpen und die Sie damit vereinfacht anordnen können. Layouts sind also immer sinnvoll, wenn Sie entweder die Größe, die Ausrichtung oder die Anordnung einer Gruppe von Steuerelementen anpassen möchten.

Es gibt zwei Typen von Layouts – tabellarische oder gestapelte. Beim tabellarischen Layout werden die Steuerelemente so angeordnet, dass die Bezeichnungsfelder in einer oberen Reihe landen und die Steuerelemente mit den eigentlichen Inhalten in einer unteren Reihe. Die obere Reihe befindet sich dann in der Regel im Formularkopf beziehungsweise in einem Kopfbereich eines Berichts, die untere Reihe im Detailbereich.

Beim gestapelten Layout landen die Bezeichnungsfelder links und die gebundenen Steuerelemente rechts (wir arbeiten in den folgenden Beispielen immer mit gebundenen Steuerelementen und ihren Bezeichnungsfeldern – Sie können aber auch andere Steuerelemente in ein Layout einbeziehen).

Gestapeltes Layout

Aber schauen wir uns doch einfach an, wie Layouts funktionieren. Für ein erstes gestapeltes Layout erstellen Sie ein neues Formular namens frmArtikelGestapelt und fügen seiner Eigenschaft Datenherkunft die Tabelle tblArtikel hinzu. Ziehen Sie dann alle Felder aus der Feldliste in den Detailbereich der Entwurfsansicht dieses Formulars (siehe Bild 1).

Einfügen der Felder in das Formular

Bild 1: Einfügen der Felder in das Formular

Wechseln Sie nun im Ribbon zum Tab Anordnen. Dort finden Sie alle für die folgenden Schritte notwendigen Befehle (siehe Bild 2).

Zuweisen des gestapelten Layouts

Bild 2: Zuweisen des gestapelten Layouts

Wir markieren zunächst alle Steuerelemente, die in das Layout Gestapelt überführt werden sollen und klicken dann auf die Schaltfläche Gestapelt im Ribbon-Tab Anordnen. Das Ergebnis sieht wie in Bild 3 aus: Die Steuerelemente wurden neu angeordnet und befinden sich nun innerhalb eines gestrichelten Rahmens.

Die Steuerelemente nach dem Hinzufügen des Layouts Gestapelt.

Bild 3: Die Steuerelemente nach dem Hinzufügen des Layouts Gestapelt.

Positionen tauschen

Durch das Anlegen des Layouts allein haben Sie noch nicht viel gewonnen – mit Ausnahme dessen, dass Sie nun die vielen Features des Layouts nutzen können. Die am wenigsten offensichtlichen offenbaren sich typischerweise, wenn Sie einfach mal mit der Maus im Entwurf herumhantieren und etwa das Feld Liefereinheit per Drag and Drop nach oben verschieben – so wie in Bild 4.

Verschieben eines Steuerelements per Drag and Drop

Bild 4: Verschieben eines Steuerelements per Drag and Drop

Das Ergebnis ist beeindruckend – zumindest wenn man bedenkt, was für ein Aufwand es in früheren Access-Versionen war, die Reihenfolge einiger Steuerelemente zu ändern: Das Steuerelement wird mit Bezeichnungsfeld an die gewünschte Position verschoben und die übrigen Steuerelemente rücken um eine Position nach unten (siehe Bild 5).

Drag and Drop verschiebt das Bezeichnungsfeld gleich mit und platziert die unter dem Ziel liegenden Steuerelemente um eine Position nach unten.

Bild 5: Drag and Drop verschiebt das Bezeichnungsfeld gleich mit und platziert die unter dem Ziel liegenden Steuerelemente um eine Position nach unten.

Wenn Sie entscheiden, dass ein vorhandenes Feld nicht benötigt wird, gibt es mehrere Möglichkeiten. Die erste ist, allen das Bezeichnungsfeld oder das gebundene Steuerelement zu markieren und dieses zu löschen. Wenn Sie das Bezeichnungsfeld löschen, wird dieses entfernt und hinterlässt eine leere Zelle im Layout. Wenn Sie das gebundene Steuerelement löschen, werden Bezeichnungsfeld und Steuerelement gelöscht und hinterlassen eine komplette leere Zeile im Layout. Wenn Sie jedoch beide markieren, entfernt Access die komplette Zeile aus dem Layout und die darunter liegenden Steuerelemente werden um eine Position nach oben verschoben.

Das Entfernen allein des Steuerelements ist sinnvoll, wenn Sie dort anschließend ein anderes Steuerelement aus der Feldliste einfügen möchten. Dann ziehen Sie dieses einfach aus der Feldliste dort hinein.

Anderenfalls können Sie auch Einträge der Feldliste zwischen bereits vorhandene Einträge einfügen – die darunter liegenden Zeilen werden dann einfach nach unten verschoben.

Theoretisch hatten wir uns vorgestellt, dass sich nach dem markieren einer Zeile auch die beiden Ribbon-Einträge Verschieben|Nach oben und Verschieben|Nach unten im Tab Anordnen zum Tauschen der vertikalen Position nutzen lassen. Allerdings lassen sich diese beiden Schaltfläche nicht aktivieren.

Größe ändern

Wenn Sie nun entscheiden, dass die Breite der Bezeichnungsfelder zu groß ist, können Sie diese für alle Bezeichnungsfelder gleichzeitig einstellen. Sie brauchen nicht erst alle betroffenen Steuerelemente zu markieren, sondern nur eines – und dessen Breite stellen Sie dann durch Verschieben des rechten Randes ein (siehe Bild 6). Das Schöne ist: Die Breite der übrigen Bezeichnungsfelder wird direkt mit angepasst.

Das Verändern der Breite eines Steuerelements einer Spalte ändert die übrigen Steuerelemente gleich mit.

Bild 6: Das Verändern der Breite eines Steuerelements einer Spalte ändert die übrigen Steuerelemente gleich mit.

Die Höhe der Steuerelemente können Sie indes nicht auf diese Weise ändern.

Elemente auswählen

Um verschiedene Aktionen mit den Elementen des Layouts durchzuführen, müssen Sie die betroffenen Elemente markieren. Dies gelingt auf verschiedene Arten, zum Beispiel mit der Maus.

Wenn Sie einmal mit der Maus auf ein Element oder auch den Formular-/Berichtshintergrund außerhalb des Layouts klicken, wird die aktuelle Markierung des Layouts aufgehoben und die enthaltenen Steuerelemente erscheinen wie herkömmliche Steuerelemente. Wenn Sie nun auf ein beliebiges Element klicken, wird dieses markiert und der gestrichelte Rahmen des Layouts erscheint.

Wenn Sie mehrere Elemente markieren möchten, klicken Sie diese bei gedrückter Strg- oder Umschalt-Taste an. Wenn Sie eine komplette Spalte markieren möchten, haben Sie mehrere Möglichkeiten: Zum Beispiel bewegen Sie den Mauszeiger zwischen zwei Elemente einer Spalte, bis ein schwarzer Pfeil nach unten erscheint. Wenn Sie nun die linke Maustaste betätigen, markieren Sie die komplette Spalte (siehe Bild 7). Sie können auch ein Element der Spalte anklicken und dann den Ribbon-Eintrag Zeilen und Spalten|Spalte auswählen betätigen.

Markieren einer Spalte im Layout

Bild 7: Markieren einer Spalte im Layout

Auf die gleiche Weise markieren Sie alle Elemente einer Zeile: Bewegen Sie den Mauszeiger zwischen zwei Elemente (oder vor das erste Element), bis ein schwarzer Pfeil nach rechts erscheint und klicken Sie dann mit der linken Maustaste. Oder Sie markieren zuerst ein Element der Zeile und wählen dann den Ribbon-Eintrag Zeilen und Spalten|Zeile auswählen aus.

Wenn Sie alle Elemente markieren möchten, aktivieren Sie das Layout durch einen Mausklick auf eine beliebige Stelle innerhalb des Layouts und klicken Sie dann auf das kleine graue Kästchen oben links (siehe Bild 8). Oder Sie markieren zuerst ein Element und wählen dann den Ribbon-Eintrag Zeilen und Spalten|Layout auswählen aus.

Markieren des kompletten Layouts

Bild 8: Markieren des kompletten Layouts

Gitternetzlinien

Durch das Anwenden des Layouts hat Access ein Raster angelegt, in dem sich die Steuerelemente befinden. Nachdem Sie wissen, wie Sie die enthaltenen Elemente markieren, können Sie mit diesem Raster eine ganze Menge anstellen. Zum Beispiel können Sie Gitternetzlinien zum Raster hinzufügen. Die notwendigen Befehle finden Sie im Ribbon unter dem Menüpunkt Gitternetzlinien.

Auf welche Zellen sich die über diesen Menüpunkt ausgewählten Befehle auswirken, legen Sie durch das vorherige Markieren der Zellen fest. Wenn Sie beispielsweise das komplette Layout markieren und dann den Eintrag Gitternetzlinien|Beide auswählen, legt dies ein einfaches Gitter um alle Elemente an. Mit den drei Menüpunkten Gitternetzlinien|Farbe, Gitternetzlinien|Breite und Gitternetzlinien|Rahmen stellen Sie die Eigenschaften der Gitternetzlinien ein (siehe Bild 9). Interessant ist, dass Sie diese Eigenschaften individuell für jede Zelle festlegen können. Außerdem können Sie auch beispielsweise den linken, den rechten, den oberen und den unteren Rahmen anders formatieren.

Zuweisen von Gitternetzlinien

Bild 9: Zuweisen von Gitternetzlinien

Gitternetzlinien per Eigenschaftsfenster

In manchen Fällen sind die im Ribbon gebotenen Möglichkeiten zur Einstellung der Gitternetzlinien nicht ausreichend. Wenn Sie beispielsweise alle Gitternetzlinien aktivieren, zeigt Access zwischen zwei nebeneinander liegenden Zellen eine doppelte Linie an. Das liegt daran, dass hier für die linke Zelle ein rechter Rahmen und für die rechte Zelle ein linker Rahmen angelegt wurde. Das ist aber kein Problem, denn Sie können die über Einstellungen für die Gitternetzlinien auch das Eigenschaftsfenster festlegen. In diesem Fall würden Sie für das linke von zwei Steuerelementen den rechten Rahmen transparent setzen (siehe Bild 11).

Feineinstellung der Gitternetzlinien

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