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Tipps und Tricks zu Berichten

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Berichte bringen einige Eigenschaften mit sich, die man kennen sollte, wenn man optisch ansprechende und funktionale Berichte erstellen möchte. Diese stellen wir im vorliegenden Artikel vor. Sie erfahren hier beispielsweise, wie Sie Duplikate ausblenden, wenn mehrere Datensätze hintereinander teilweise gleiche Daten enthalten. Oder wie Sie den Raum für leere Textfelder freigeben, damit der übrige Inhalt nach oben rutschen kann. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Sie einen Seitenwechsel an der gewünschten Stelle unterbringen.

Beispieldatenbank

Die Beispiele dieses Artikels finden Sie in der Datenbank 1203_TippsUndTricksZuBerichten.mdb.

Duplikate ausblenden

Wenn Sie in einem Bericht Daten in tabellarischer Form anzeigen, was ja meistens der Fall ist, kann es vorkommen, dass bestimmte Daten in jeder Zeile erscheinen. Ein Beispiel hierfür ist die Auflistung von Artikeln eines Lieferanten.

Der Beispielbericht aus Bild 1 zeigt, wie eine Liste von Artikeln unter Angabe des Lieferanten ohne weiteres Zutun aussieht – also wenn der Bericht schlicht und einfach die Werte der Datenherkunft anzeigt (in diesem Fall die Abfrage qryArtikelMitLieferant).

Lieferant und Artikel mit doppelt angegebenen Lieferanten

Bild 1: Lieferant und Artikel mit doppelt angegebenen Lieferanten

Die Datensätze sind zunächst nach dem Namen des Lieferanten und dann nach dem Namen des Artikels sortiert. Dies führt dazu, dass der Name des Lieferanten mehrfach untereinander angezeigt wird.

Um die Artikel eines Lieferanten deutlicher voneinander abzugrenzen, werden wir den Lieferantennamen nur noch beim ersten Auftreten anzeigen, in den übrigen Zeilen wird dieser ausgeblendet.

Der Aufwand hierfür hält sich in Grenzen: Sie brauchen nur einmal in den Entwurfsbereich des Berichts zu wechseln (am schnellsten mit der Tastenkombination Strg + Umschalt + , – ab Access 2007 zweimal zu betätigen), das Steuerelement zur Anzeige des Lieferanten zu markieren (Feldname Firma), mit der Taste F4 die Eigenschaften einzublenden und die Eigenschaft Duplikate ausblenden auf den Wert Ja einzustellen (siehe Bild 2). Anschließend wechseln Sie mit Strg + Umschalt + . (ab Access 2007 zweimal betätigen) wieder zur Seitenansicht und erhalten die Darstellung aus Bild 3.

Artikelliste mit einfacher Anzeige des jeweiligen Lieferanten

Bild 2: Artikelliste mit einfacher Anzeige des jeweiligen Lieferanten

Einstellen der Eigenschaft Duplikate ausblenden auf den Wert Ja

Bild 3: Einstellen der Eigenschaft Duplikate ausblenden auf den Wert Ja

Dies funktioniert nur wirklich gut, wenn die Datensätze wie in diesem Beispiel zunächst nach der Spalte sortiert sind, die ausblendet werden soll – anderenfalls werden Duplikate auch nur dort ausblendet, wo diese mehrfach hintereinander erscheinen.

Vergrößerbar

Wenn Sie einen Bericht wie den aus dem vorherigen Beispiel statt im Querformat im Hochformat anzeigen möchten, müssen die Spalten so schmal wie möglich angelegt werden, damit alle Felder erscheinen. Hier und da wird es dabei eng: Wie in Bild 4 zu sehen, werden zu lange Texte einfach abgeschnitten. Dies ist jedoch nur ein Problem, wenn die Texte aus einem einzigen Wort bestehen und nicht automatisch getrennt werden.

Zu lange Texte werden abgeschnitten.

Bild 4: Zu lange Texte werden abgeschnitten.

Anderenfalls können Sie Access dazu bringen, dass es einfach die Höhe der Zeilen ein wenig vergrößert. Dazu benötigen Sie zwei Einstellungen, die Sie allerdings in einem Schlag vornehmen: Stellen Sie einfach den Wert der Eigenschaft Vergrößern des betroffenen Steuerelements, hier also nacheinander für Firma und Artikelname, auf den Wert Ja ein (siehe Bild 5).

Einstellen der Eigenschaft Vergrößerbar

Bild 5: Einstellen der Eigenschaft Vergrößerbar

Dadurch sorgen Sie automatisch dafür, dass auch die Eigenschaft Vergrößerbar des Bereichtsbereiches, in dem sich das Steuerelement befindet (hier der Detailbereich), auf den Wert Ja eingestellt wird.

Das Ergebnis können Sie in Bild 6 betrachten: Die Werte, die nicht komplett in eine Zeile passen, werden einfach in der zweiten Zeile des vergrößerten Textfeldes fortgesetzt.

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